Форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Содержание

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Москва, Московская обл. +7(499)113-16-78

СПб, Ленинградская обл. +7(812)603-76-74

Звонки бесплатны. Работаем без выходных!

Ведение приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

К перечню обязательной для всех компаний и ИП документации относится приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Ее отсутствие, допущение неточностей влечет наказание по админкодексу и штрафование.

Согласно статье 5.27 Кодекса размер штрафа руководителя может достигать 5 тыс. рублей, а организации – 50 тыс. рублей.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-47 . Это быстро и бесплатно !

Общая информация

Это журнал, используемый для внесения данных о приобретении и выдаче новых трудовых книжек и вкладышей в компании. Здесь прописываются серии, номера бланков, их стоимость. Эти суммы учитываются бухгалтерией.

В постановлении Минтруда под номером 69 от 10.10.03 утверждена инструкция по заполнению трудовых (далее — «Инструкция…»). В приложении №2 к этой инструкции регламентируется форма ведения данного журнала.

Порядок ее заполнения устанавливается Правилами ведения и хранения трудовых книжек…, утвержденными постановлением №225 Правительства РФ 16.04.03 (далее — «Правила…»).

Требования

Обложка приходно-расходной книги выполняется из картона или другого плотного материала.

Перед тем, как начинать заполнение, приходно-расходная книга должна быть:

Номера ставятся на каждой странице книги. Первая страница нумеруется цифрой «1», далее – по порядку. После завершения одной книги заводится новая, где нумерацию рекомендуется начинать заново.

Прошивка книги прихода-расхода трудовых выполняется следующим образом:

  • шилом или дыроколом делают два-три отверстия по вертикали со стороны переплета (между отверстиями нужно оставить не более трех сантиметров);
  • через отверстия два-три раза протягивается капроновая нить или лента (можно использовать обычную нить в несколько сложений или канцелярский шпагат);
  • на последнюю страницу книги выводятся концы прошивки длиной около 7 см и завязываются узлом.

Опломбирование

«Правилами…» предписывается, что приходно-расходная книга подлежит скреплению сургучной печатью или пломбой.

Для простановки печатей из сургуча компания должна располагать специальными материалами. Это особая печать, обычно латунная, сам сургуч и оборудование для его плавления.

Кроме этого, есть другие отрицательные моменты: печать выходит достаточно толстой, создавая неудобства при заполнении страниц; она может просто рассыпаться от времени.

Проще всего использовать пленочное устройство для опломбировки журналов, соответствующее ГОСТ 31282-2004. В такое устройство вставляется специальная пленка с индикаторной защитой и нанесенным уникальным номером. К номеру при желании заказчика можно добавить сведения об организации.

Индикаторная защита срабатывает при попытке отклеить нанесенную пломбу. Восстановить ее невозможно. Это может быть специальный узор, который остается на бумаге, или надпись «вскрыто».

Таким образом реализуется установленное «Правилами…» требование о защите книги от несанкционированного вскрытия.

В качестве пломбы для этого вида документации нельзя использовать полоски бумаги, как принято для обычных журналов. Этот способ не предоставляет определенного законом уровня защиты, на что обязательно обратят внимание проверяющие органы.

Заверяющая подпись

На последней странице книги, рядом с пломбой, указываются:

  • количество страниц в прошивке (оно совпадает с номером последней страницы);
  • должность, ФИО и подпись руководителя (эту документацию заверяет только первый руководитель организации);
  • дата заверения;
  • номер пломбы;
  • ставится печать.

Печать должна быть поставлена так, чтобы оттиск накрыл подпись, концы прошивочной нити (ленты) и пломбу.

Кто ведет?

В соответствии с 41-м пунктом «Правил…», данная документация хранится в бухгалтерии.

Если предусмотрена должность кассира, то обычно заполнение книги возлагается на него.

Ответственный назначается руководителем компании путем издания распоряжения или приказа. Текст этого документа пишется в свободной форме.

Как правильно заполнить?

Заполнение приходно-расходной книги трудовых книжек начинается с первой страницы. Здесь указывают наименование организации в точном соответствии с учредительными документами (уставом или договором учреждения).

Также заполняются данные о начальной дате ведения книги. Конечная дата, итоговое количество записей, сроки хранения указываются по окончании книги.

Вторая страница предназначена для регистрации сведений об ответственных лицах, ведущих книгу. Указывают ФИО ответственного, даты ведения им книги, документ-основание, ставится подпись этого лица.

С третьей страницы и до конца журнала размещается форма учета бланков. Она состоит из 12 столбцов. Записи о новых трудовых и вкладышах вносятся сразу после их приобретения или передачи кадровикам.

Основанием для списания бланков в расход может быть порча или утрата, которая оформляется актом.

Графа 1. «№». Пишется порядковый номер каждой записи, арабскими цифрами.

Графы 2, 3, 4. «Дата». Число и месяц указываются двумя арабскими цифрами, год – четырьмя. При получении бланков указывается дата подписания договора, при отпуске – дата подачи заявки, при списании – дата составления акта.

Графа 5. «От кого получено или кому отпущено». Пишется наименование фирмы-продавца бланков или должность, инициалы и фамилия получателя бланков (заявителя).

Например: «ИП «Бланкдистрибьют», или «Специалист по кадрам И.И.Иванова».

Графа 6. «Основание». Вписываются сведения о документе, на основании которого были получены или отпущены бланки.

Например: «Накладная № 345 от 30.09.2015» или «Заявка от 28.09.2015 № 3».

Если списывают испорченные бланки – указывают сведения об акте списания.

Графы 7, 8, 9. «Приход». Заполняются в случае приобретения бланков. В графе «Количество» указывается, сколько штук получено, их серии и номера. Например: «8 шт, серия АН, номера с 0205588 по 0205606». В графе «Сумма» – общая стоимость оплаты, это основание для расчета размера возмещения, получаемого от сотрудников.

Графы 10, 11, 12. «Расход». Заполняются аналогично графам 7-8. В графе «Сумма» указывается размер оплаты, внесенной работником организации или высчитанной у него из зарплаты. По решению организации эта оплата может не взиматься с сотрудников.

В случае списания испорченных бланков указывается их общая стоимость. Если порча произошла не по вине работника (неверная запись, утрата в результате форс-мажора), оплата возлагается на компанию.

Ошибки

В случае отсутствия книги прихода-расхода бланков трудовых составляется докладная записка или рапорт на имя первого руководителя компании. Затем книга покупается, оформляется и регистрируется датой вышеуказанного документа.

Заполнение графы 6 обязательно, причем грубой ошибкой будет указание в ней факта приобретения бланка сотрудником самостоятельно.

Ошибочным будет назначить ответственным за заполнение книги кадровика. Делать это должен исключительно бухгалтер. В службе кадров ведется вторая книга – учета движения трудовых и вкладышей.

Заключение

Итак, бланки трудовых книжек и вкладышей приобретаются лишь работодателем, причем они в любой момент должны иметься в компании.

Относятся к документации строгой отчетности, поэтому поступление и расход фиксируются в книге.

Новую книжку или вкладыш оплачивает работник, но если бланк испорчен не по его вине – работодатель.

Есть возможность приобретения уже готовой к заполнению приходно-расходной книги: пронумерованной, прошитой и опломбированной.

Как правило, продающая компания добавляет в нее необходимые инструкции и образцы заполнения сопутствующих документов.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-59-47 (Москва)
+7 (812) 467-40-53 (Санкт-Петербург)

Правильное заполнение приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек

Закон требует, чтобы руководство компаний и учреждений (включая ИП) обеспечивало учет документации, содержащей записи о персональном трудоустройстве граждан – а именно трудовых книжек и резервных бланков. Для этого необходимо осуществлять заполнение приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки (ПРК) ради надлежащего оформления всех данных о расходе/получении вышеуказанных документов.

Иногда администрация не обращает внимания на тщательное ведение ПРК или даже закрывает глаза на отсутствие этой книги вообще. Но такое отношение может привести к весьма неблагоприятным последствиям для руководства компании не только в результате проверки со стороны инспекторов государственных органов, но и в случае судебного разбирательства по иску, поданному сотрудником.

Если в компании нет данного журнала или проверка выявит факты неправильного его ведения, то руководство организации несет ответственность, и организация как юридическое лицо должна оплатить штраф в размере от 30000 до 50000 рублей, а ответственный сотрудник – от 500 до 5000 рублей.

Книга прихода и расхода документации

При внесении в ПРК соответствующих записей каждый документ получает свой номер, включаемый в систему поиска документации, установленную в данной компании.

Важно понимать, что приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек оформляется только для регистрации выдачи/приобретения этих документов. Для записи уже оформленных ТК существует отдельная книга учета движения трудовых книжек и вкладышей. Эти две книги ведутся совершенно отдельно, их нельзя путать.

Приходно-расходная книга должна являться рабочим документом бухгалтерии, и именно сотрудники бухгалтерии обязаны вносить всю необходимую информацию в упомянутую книгу. Записи должны оформляться немедленно после того, как бланки получены от производителя («>ГОЗНАК»> Министерства финансов) или официально уполномоченного дистрибьютора. При этом надо указать положенные данные о затраченных/приобретенных средствах и действиях по расходованию/приобретению упомянутых документов, а также записать реквизиты бланков трудовых книжек.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее обязана удовлетворять следующим требованиям:

  • твердая обложка, так как журнал используется практически ежедневно, а потом должен находиться в архиве в течение довольно долгого времени>
  • предварительная (до внесения первой записи) нумерация страниц>
  • надо прошнуровать книгу и опломбировать с помощью номерной (или контрольной) индикаторной пломбы (специальной наклейки из одноразового пломбировочного материала)>
  • подтверждающая надпись, в которой указано количество страниц ПРК прописью и цифрами, и поставлена подпись первого руководителя (замена на подпись главного бухгалтера или заведующего кадровым департаментом является нарушением правил).

Заполнение ПРК

Существуют определенные правила заполнения приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки. Прежде чем начинать работу с книгой, надо заполнить титульный лист и подтверждающую надпись, записав также номер контрольной пломбы. Название компании следует отметить так, как это написано в уставе.

Вторая страница предназначена для внесения данных о сотруднике, отвечающем за ведение книги (необходимо зарегистрировать реквизиты приказа о назначении) и его должность. Обычно данный журнал ведет бухгалтер. Здесь же надо указать период ведения книги.

На странице 3 напечатано 12 колонок, куда следует занести свою информацию, чтобы заполнить приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек:

  • Графа 1. Номер, назначаемый при записи информации о каждой трудовой.
  • Графы 2-3-4. Даты получения/выдачи. Даты надо записывать арабскими, а не римскими цифрами.
  • Графа 5. Наименование организации, где были закуплены бланки трудовых книг и вкладышей, или сотрудника (отдела), которому они выданы. Работодатель обязан производить закупки указанных документов у Объединения ГОЗНАК Министерства финансов или официальных распространителей.
  • Графа 6. Договор о приобретении или заявка на выдачу документов с записью даты, названия и номера. То есть организация получает бланки книжек и вкладышей от производителя/распространителя в соответствии с официально оформленным договором, а отдел кадров получает бланки из бухгалтерии по заявке. Иногда сотрудник покупает бланк самостоятельно и приносит в канцелярию. Но при оформлении трудовой книжки впервые это незаконно, так как Приказ МФ №117 требует применять только те документы, которые приобретены работодателем у компаний или ИП-распространителей в соответствии с условиями договора, должным образом подписанного с производителем/распространителем.
  • Графа 7. Количество приобретенных трудовых книжек, их номера и серии.
  • Графа 8. Количество приобретенных вкладышей (с информацией о реквизитах).
  • Графа 9. Сумма, потраченная на покупку документов. Инструкция о том, как заполнить приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки, содержит требование о точном указании затрат на покупку упомянутых документов по договору, официально подписанному с производителем/дистрибьютором данной полиграфической продукции.
  • Графа 10. Реквизиты при расходе (выдаче) бланков. Вкладыши трудовых и бланки классифицируются как документы, подлежащие строгой отчетности, поэтому Правила (п.42) требуют соблюдать порядок выдачи (расхода) бланков, которые должны отпускаться по заявке специально назначенному сотруднику. Бланки расходуются кадровиками, которые получают их из бухгалтерии, а затем предоставляют отчет о количестве выданных/израсходованных бланков, а также об их реквизитах.
  • Графа 11. Номера и серии при расходе вкладышей трудовых книжек.
  • Графа 12. Сумма покупки вкладышей трудовых книжек и бланков. Имеется в виду цена, которую берут с сотрудников за упомянутые документы. Эта сумма обусловлена объемом средств, затраченных на их закупку. Работодатель обязан сам оплатить новые бланки только в указанных ниже случаях:
  1. утрата книжки в связи с обстоятельствами непреодолимой силы (природные и технические бедствия, аварии, военные действия, общественные конфликты и другие)>
  2. неверное заполнение>
  3. повреждение (износ, загрязнение и другое), произошедшее не по вине сотрудника.

В некоторых случаях администрация отказывается брать с сотрудников деньги за расход вкладышей трудовых и бланков. Правила не включают упоминания о таком характере работы с документацией, но в принципе это не противоречит принятым регламентам, и эти условия можно предусмотреть во внутренних документах компании.

Ошибки при заполнении приходно-расходной книги

Одна из распространенных ошибок – это отсутствие правильной информации в 6 графе – то есть отсутствие записи о реквизитах соглашения о покупке вкладышей и бланков, или запись, свидетельствующая о том, что бланк получен от сотрудника. Это особенно важно, если сотрудник получает трудовую книжку впервые.

Например, работник сам где-то приобрел бланк, а кадровый департамент, не зная, как заполнить приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, согласился использовать этот документ для регистрации первой ТК.

Возможен и такой вариант, когда сотрудник впервые оформляется в какую-либо компанию по трудовому контракту, и трудовая книжка выдается ему впервые. Но до этого он работал руководителем ИП и закупал бланки для своего персонала у зарегистрированного распространителя. И теперь он приносит и просит использовать «официальный» бланк/вкладыш (возможно, чтобы не платить за получение).

Это противоречит правилам, потому что работодатель должен применять только те бланки и вкладыши, которые компания закупила на основании условий договора, соответствующим образом подписанного с изготовителем или уполномоченным распространителем.

Такие строгие ограничения связаны с тем, что бланки этих документов должны обладать необходимой степенью защиты. Она и гарантируется официальным подтверждением того, что эти документы получены непосредственно от производителя (или доставлены сотрудниками специализированных учреждений). Поэтому работодатель не имеет никакого права принимать от сотрудника и оформлять бланк трудовой, независимо от путей его появления.

Тем более недопустимо, если работники отдела кадров сами говорят вновь принимаемому работнику приобрести «где-нибудь» бланк или вкладыш трудовой. На бланках трудовых книжек, продающихся в киосках, лавках и переходах, зачастую нет даже водяных знаков. Известно множество случаев, когда Пенсионный фонд признавал такой документ недействительным, и выходящим на пенсию людям приходилось собирать десятки справок, чтобы подтвердить свой стаж.

Кто должен вести журнал?

Другая ошибка происходит, когда администрация поручает ведение приходно-расходной книги различным сотрудникам кадрового департамента.

Выше упоминался тот факт, что в любой компании необходимо заполнять две книги учета – это приходно-расходная книга и Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей. Записи в первой книге должен делать финансовый отдел, а вторую книгу заполняет отдел кадров.

Еще одна частая ошибка происходит в тех ситуациях, когда ПРК вообще отсутствовала, и руководство принимает решение срочно завести данную книгу задним числом (в преддверии проверки или судебного слушания).

В такой ситуации надо представить руководителю рапорт или докладную записку о том, что такая книга отсутствует и необходимо ее купить и зарегистрировать на день выявления данного факта.


Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей

Все виды официальных бумаг, используемых в делопроизводстве организации, являются подотчетными документами.

Поэтому процесс закупки чистых бланков, использование их по назначению, должен отражаться в отчетной документации.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-46-83 . Это быстро и бесплатно !

Что это такое?

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей — это журнал для регистрационных записей о фактах получения организацией новых формуляров от производителей/ распространителей бланков, выдачи их гражданам.

Зачем она нужна?

Для фиксации сведений о затратах организации на приобретение чистых формуляров трудовых книжек, расходах закупленных документов из-за выдачи экземпляров гражданам.

Где ее взять?

Журнал приобретают у распространителей, зарегистрированных как индивидуальные предприниматели и юридических лиц, имеющих отношение к работе Объединения госпредприятий и организаций «ГОЗНАК». Процедуру закупки формуляров проводят согласно п. 3 Постановления Правительства РФ от 16.04.03 № 225.

Частота, объем поступлений новых бланков и вкладышей происходит согласно договору об услуге, заключенному между организацией и распространителем/ изготовителем данной продукции.

Самостоятельное приобретение гражданами формуляров трудовых книжек, вкладных листов к ним не приветствуется. Книжка может быть признана пригодной, если она выполнена по имеющемуся стандарту, имеет необходимые степени защиты:

  • на листах имеется водяной знак «ТК»,
  • печатные знаки в формуляре выполнены с применением «ирисового печатания»;
  • при поднесении к листам формуляра источника ультрафиолетового излучения, должна проявляться надпись «ТРУДОВАЯ КНИЖКА»,
  • при изготовлении бумаги для документа, были использовано специальное микроволокно,
  • соединение листов трудовой книжки и корочки невозможно подделать.

Образец заполнения приходно-расходной книги по учету трудовых книжек:

Кто ответственный?

Ответственного за своевременное внесение сведений в журнал и подачу отчетности о движении документов, определяет руководитель организации. Чаще всего этой работой занимается бухгалтер организации.

При назначении ответственного за книгу учета, этот сотрудник должен ознакомиться с письменным изложением возлагаемых обязательств, после чего оставить роспись в документе о прочтении должностной инструкции.

Как заверять и прошивать

Приобретенная учетная книга прихода-расхода формуляров трудовых книжек должна иметь номерную индикаторную пломбу без признаков повреждения, соответствующую ГОСТ 31282–2004.

Шнуровку журнала выполняет лицо, назначенное ответственным за внесение записей.

Последовательность процедуры прошивки:

  1. Острой иглой, шилом проделывают отверстие в левом чистом поле журнала, прокалывая все листы насквозь. Определяя место проколов, следует учитывать комфортность эксплуатации книги после прошивки.
  2. Через полученные отверстия продевают суровую или другу крепкую нить таким образом, чтобы по завершению работы остались два конца длиной по 7–8.
  3. Нити завязывают узлом на тыльной стороне книги.
  4. Поверх узла и оставшихся концов шнуровки наклеивают лист бумаги.
  5. Поверхность наклеенного листа предназначена для заверительной надписи о количестве страниц в книге, дате проведения прошивки, информации о человеке, выполнившим процедуру (ФИО в сокращенном и полном формате, роспись).

Алгоритм процедуры заверки учетной книги:

  1. Выполняют нумерацию всех имеющихся в журнале страниц (сведения о количестве страниц должны быть изложены прописью и в виде цифр).
  2. Обязательно делают заверительную надпись (ее выполняет руководитель организации, подтверждающий свой росписью, что указанное количества страниц соответствует действительности).
  3. Перед введением в эксплуатацию Книги заполняют ее титульный лист.
  4. Вписывают цифровой код, имеющийся на производственной пломбе в отведенную для этого строку (без фиксации на бумаге номера из пломбы, даже журнал не будет считаться прошедшим опломбировку).
  5. Прошивают книгу.
  6. Опечатывают шнуровку.

Правила и требования

Правила:

  • У каждой организации должно быть достаточное количество формуляров трудовых книжек и вкладышей к ним (если сотрудник, ответственный за выдачу бланков, предполагает, что незаполненных формуляров может оказаться недостаточно, то он должен предупредить об этом своего руководителя, написав соответствующее заявление).
  • Наличие Журнала учета бланков трудовых книжек и вкладышей обязательно для каждого учреждения, фирмы.
  • Журнал учета бланков, сами бланки являются документами строгой отчетности (должны храниться в помещении/сейфе с соответствующим ограничением доступа).
  • Заводская пломба является фиксатором одного из концов шнура от прошивки журнала. Развязывать его, изымать страницы учетной книги, заменять их строго запрещено.
  • Заполнять журнал имеет право только ответственное за него лицо.
  • Ставить заверительную подпись может лишь руководитель учреждения (выполнение процедуры доверенным лицом, сотрудником, который впоследствии будет вести журнал, является правонарушением).
  • К журналу не должны иметь доступ третьи лица, если при этом отсутствует сотрудник, отвечающий за внесение записей.
  • Средства за получение нового формуляра трудовой и вкладыша выплачивает гражданин, получающий документы (взимание средств за выданный документ выполняют согласно п. 47 Правил № 225).

Ежемесячно лицо, ответственное за учет формуляров трудовых книжек и вкладных листов к ним, обязано документально отчитываться об:

  • количестве имеющихся незаполненных формуляров,
  • количестве выданных на руки,
  • суммах, полученных за выдачу оформленных документов гражданам.

Выдача формуляров проводится за счет предприятия, если:

  • имевшийся на хранении документ был утерян работниками организации, отвечавшими за сохранность данных бумаг;
  • документ был утерян, уничтожен вследствие чрезвычайных обстоятельств (производственной аварии, кражи документов из сейфа учреждения, пожара, стихийного бедствия).

Требования к заполнению:

  1. Бланки заполняют ручкой с пастой.
  2. Записи вносят поочередно, разборчиво, без помарок.
  3. Новую запись проводят в день поступления/приема на учет формуляров и вкладышей к трудовым книжкам либо в момент выдачи документа лицу, нуждающемуся в нем.
  4. Испорченный бланк трудовой (в процессе заполнения была допущена помарка либо ошибочно внесена недостоверная информация), подлежит обязательной утилизации.

Алгоритм внесения сведений:

  1. В специальной графе указывают порядковый номер записи.
  2. В отдельные колонки вписывают число, месяц, год выполнения учетных сведений.
  3. В пятой колонке указывают данные о лице, выдавшем формуляры/получившем бланк (ФИО гражданина или наименование организации).
  4. В шестой прописывают основание для выдачи, индикационный номер документа и дату его выдачи предъявителю.
  5. В колонке прихода сначала указывают количество полученных трудовых книжек, их серию, номер, затем прописывают сведения о вкладышах.
  6. Вносят сведения о потраченной на приобретения формуляров сумме.
  7. В графе прихода указывают количество выданных трудовых книжек, число вкладышей к ним с обязательным указанием серии, номеров документов.
  8. В заключительную колонку вносят сведения о сумме средств, подлежащих к получению за выданные формуляры.

Не путайте прошивку книги по учету бланков ТК с прошивкой книги учета движения ТК. Это — разные вещи! О ведении книги учета движения трудовых мы подробно писали в этой статье.

Неправильное ведение и ответственность

Отсутствие в организации Журнала учета документов, позволяющих определять рабочий стаж граждан, места работы и продолжительность деятельности, дает контролирующему органу право на штрафное административное наказание в виде штрафа:

  • от 500 до 5 тыс. рублей (для должностных лиц);
  • 30–50 тыс. рублей (для организации).

Можно ли и как вносить в нее изменения?

Любые исправления сведений без сопровождающих письменных пояснений от лица ответственного за Журнал, недопустимы. Что является еще одним видом защиты от подделки документальных сведений.

Уведомление о том, что в строке определенной графы исправлены сведения, фиксируют:

  • в специальном поле для примечаний, если такое есть в таблице Журнала (ошибочную информацию зачеркивают одной аккуратной линией, а в примечании запись об ошибке удостоверяют личной росписью, ответственного за книгу учета, расшифровкой подписи, датой проведения процедуры);
  • строкой ниже, но в той же графе, где была допущена неточность (неверные сведения не зачеркивают, лишь указывают прописью, что запись, имеющая номер такой-то, недостоверна). Далее указывают достоверные сведения.

Ведение приходно-расходной книги для выполнения учета закупаемых и выдаваемых новых формуляров трудовых книжек, некоторыми руководителями организаций игнорируется. Однако в случае выявления факта отсутствия такого документа, равно как и уличение в нарушении регламента ее заполнения, наказывается административным взысканием.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-46-83 (Москва)
Это быстро и бесплатно !

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Оглавление:

Документ:

Скачать образец заполнения книги

Действующее законодательство обязывает работодателя вести учет чистых формуляров трудовых книжек (вкладышей). С этой целью постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 была утверждена форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (Приложение № 2 к данному НПА).

Книга (журнал) учета, как правило, ведется в бухгалтерии лицом, уполномоченным распоряжением руководителя (ИП). В ней фиксируются все операции, связанные с получением и расходованием бланков, с обязательным указанием серии и номера каждого отдельного формуляра.

Общие требования к приходно-расходной книге

1) Сквозная нумерация. Нумеровать книгу можно как постранично, так и просто по листам. Поскольку и тот и другой способ обеспечивает невозможность изъятия из документа отдельных элементов.

2) Прошивка. Журнал должен быть прошит и скреплен сургучной печатью или опломбирован. Стандартное закрепление свободных концов нитей с помощью наклеенного листа бумаги, содержащего заверительную запись, в данном случае может вызвать претензии со стороны проверяющих органов.

3) Заверительная запись.

На задней обложке книги делается заверительная запись, которая должна содержать:

  • название документа;
  • количество листов (страниц), записанное цифрами и прописью;
  • дату начала ведения журнала;
  • подпись ответственного лица с расшифровкой должности и ФИО.

Обратите внимание: расписаться на обороте книги должен руководитель организации (ИП). Лицо, ответственное за ведение журнала, не имеет полномочий для проставления заверительной подписи.

Срок хранения приходно-расходной книги составляет 5 лет (подп. «г» ст. 695 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

В связи с этим целесообразно ежегодно заводить новый журнал. Такой порядок позволит своевременно утилизировать документы с истекшим сроком хранения.

Инструкция по заполнению

Унифицированная форма представляет собой таблицу из 12 столбцов, которые заполняются следующим образом:

Порядковый номер столбца

Содержание

Проставляется порядковый номер записи Указывается дата внесения записи в формате: ДД.ММ.ГГГГ Заполняется название организации – поставщика бланков или должность и ФИО кадрового сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек и вкладышей, по заявке которого производится выдача формуляров Указывается наименование и реквизиты документа, на основании которого были оприходованы / списаны формуляры (товарная накладная, заявка от сотрудника отдела кадров, акт уничтожения формуляра)

Заполняются при поступлении бланков в организацию.

В этом случае нужно в соответствующем столбце (7 – трудовые книжки, 8 – вкладыши) записать общее количество экземпляров и перечислить реквизиты (серию и номер) каждого отдельного бланка, а в столбце 9 указать общую стоимость партии (с учетом НДС)

Заполняются при списании формуляров.

В соответствующем столбце (10 – трудовые книжки, 11 – вкладыши) указывается количество израсходованных бланков и их реквизиты, а в столбце 12 – их стоимость, подлежащая возмещению работниками компании (с учетом НДС)

Сотрудник, ответственный за ведение приходно-расходной книги, должен ежемесячно составлять отчет о количестве чистых формуляров, имеющихся в наличии, количестве списанных бланков и суммах, полученных от работников в качестве компенсации затрат работодателя.

Примечание: если кадровик испортил бланк в процессе заполнения, непригодный документ подлежит утилизации. При этом составляется акт об уничтожении в свободной форме, в который нужно вклеить идентификатор испорченного бланка (вырезанное поле с серией и номером).

Образец заполнения приходно-расходной книги

Как внести исправления в журнал

Исправления в приходно-расходную книгу заносятся тем же способом, которым корректируются регистры бухгалтерского учета:

  • в чистой строке непосредственно под ошибочной записью или после последней записи заносится отметка: «Запись под № __ считать недействительной»;
  • строкой ниже делается новая запись, содержащая достоверную информацию;
  • под верной записью указываются ФИО, должность и подпись лица, внесшего изменения, а также дата совершения такой операции.

Ответственность за отсутствие приходно-расходной книги

За несоблюдение ТК РФ и других нормативных актов трудового права работодателю грозит административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

  • предупреждение или наложение штрафа на ответственное должностное лицо (индивидуального предпринимателя) в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
  • предупреждение или наложение штрафа на организацию в размере от 30 000 до 50 000 руб.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей

Приходно-расходная книга по учету трудовых книжек является одним из основных реестров документооборота предприятия, где есть наемные сотрудники. Каким образом осуществляется ведение такого документа — рассмотрим ниже.

Скачать для просмотра и печати:

Для чего используется

Приходно-расходная книга являет собой регистрационный документ, где делаются записи о полученных предприятием новых бланках трудкнижек от их производителей/реализаторов и о последующей выдаче работникам.

Там фиксируют данные об:

  • издержках компании на закупку чистых бланков трудкнижек;
  • расходовании приобретенных документов ввиду выдачи/оформления персональной трудовой документации работникам.

Образец книги учета и движения трудовых книжек

Где приобрести

Закупают бланки по регламенту п. 3 правительственного Постановления № 225 от 16.04.03.

Периодичность, объемы закупок новых трудовых актов и приложений определяются нормами соглашений об услугах, заключенных между хозяйствующим субъектом и реализатором/производителем такой продукции.

Внимание! Такой журнал можно приобрести не везде. А лишь у реализаторов, зарегистрированных в качестве ИП и юрлиц, относящихся к предприятиям под маркой «ГОЗНАК».

Такой документ должен быть изготовлен согласно действующему регламенту и обладать следующими вариациями защиты:

Самостоятельная покупка трудоустраивающимися бланков трудкнижек, приложений к ним работодателями сегодня чаще всего не приветствуется.

Пример приходно-расходной книги

Ответственное лицо

Ответственных должностных лиц за своевременность внесения данных в журнал и подготовку отчетов о движении документов, назначает руководство компании.

Наиболее часто им является бухгалтер предприятия.

Назначенный ответственный за учетную книгу должен:

  • ознакамиться с письменным вариантом возлагаемых на него обязательств;
  • расписаться в реестре ознакомления с должностными инструкциями.

Правила хранения и использования

Вновь приобретенная книга учета прихода-расхода бланков трудкнижек должна быть оснащена неповрежденной индикаторной пронумерованной пломбой, изготовленной по ГОСТу 31282–2004.

До начала официального использования Книги заполняется ее титульник. Туда вписывается числовой код, зафиксированный на заводской пломбе в соответствующей графе.

Важно! Без указания числового кода сам журнал не будет считаться прошедшим опломбировку. Скачать для просмотра и печати:

Как правильно прошить

Обязательно требуется прошивка и опечатывание шнуровки.

Последовательность прошивной процедуры:

  • проделываются сквозные отверстия в левом незаполненном журнальном секторе. Делая дырки, нужно учесть удобство дальнейшего использования книги после прошивки,
  • через получившиеся отверстия продевают суровую или другую крепкую нитку так, чтобы в конце работы на обороте остались два кончика нити по 7–8 см. Они завязываются узлом,
  • поверх узла и приклеивается бумажный лист. Его поверхность предназначается для заверительной надписи о числе страниц в книге, дате проведения прошивки, сведениях о человеке, выполнившим процедуру (ФИО сокращенно и полностью, подпись).

Внимание! Прошнуровывает журнал ответственное за внесение записей лицо.

Как заверять

Алгоритм заверения книги учета:

  • выполняется сквозная нумерация журнальных страниц (данные о числе страниц указываются прописью и в виде цифр),
  • делается заверительная надпись (ее выполняет руководство компании, подтверждающее своей подписью, что указанное число страниц соответствует действительному).

Порядок ведения журнала

Существуют строгие правила ведения такого документа.

У каждой компании должно быть достаточное число бланков трудкнижек и вкладышей к ним.

Если ответственное за их выдачу лицо предполагает, что незаполненных документов может оказаться недостаточно, то он обязан уведомить об этом руководство в заявительной форме.

Наличие учетного Журнала для бланков трудкнижек и вкладышей обязательно для каждого предприятия, в котором используется наемный труд. Такой журнал, наравне с бланками, выступает документом строгой отчетности. Поэтому они должны храниться в сейфе.

Хранение

К журналу не должно быть доступа третьих лиц. Даже если на рабочем месте отсутствует работник, ответственный за внесение записей.

Деньги за получение нового бланка трудовой и вкладыша вносит сотрудник, получивший такой персонифицированный документ (взимание денег за выдачу производят по п. 47 Правил № 225).

Как отчитываться

Каждый месяц ответственное за учет бланков лицо должно документально отчитываться о:

  • числе имеющихся незаполненных бланков;
  • количествах полученных на руки;
  • объемах средств, полученных за выдачу оформленных документов.

Выдача бланка производится за счет предприятия, если документ:

  • имевшийся на хранении в компании был утрачен иными работниками, отвечавшими за его сохранность;
  • утерян, уничтожен из-за чрезвычайных обстоятельств (производственной аварии, хищения документов из сейфа компании, пожара, стихийного бедствия).

Важно! Если документ уничтожен — составляется акт, в который нужно вклеить данные для идентификации. Для этого нужно вырезать поля с номером и серией уничтоженного документа.

Ведение журнала

Заводская пломба — фиксатор одного из концов шнура от журнальной прошивки. Расцеплять, удалять страницы, заменять их на новые — возбраняется.

Требования к заполнению:

  • формуляры заполняются авторучкой с пастой,
  • записи вносятся поочередно, разборчиво, без помарок,
  • новую запись производят в день поступления/приема на учет бланков и вкладышей к трудкнижкам или при выдаче такого документа лицу, нуждающемуся в нем,
  • испорченный бланк трудовой (в процессе заполнения которого была допущена помарка либо ошибочно внесены ложные ведения), подлежит обязательной утилизации.
  • ограниченным доступом.

Важно! Заполнять журнал вправе лишь ответственное за этот процесс лицо.

Ставить заверительную подпись имеет право только руководство предприятия. Выполнение заверения даже доверенным лицом руководителя расценивается как административный деликт.

Несоблюдение вышеперечисленных требований может повлечь привлечение юрлица и его руководства к юридической ответственности, включая административную.

Размер штрафов составляет:

  • для должностного лица — от 500 до 5 тыс. руб.;
  • для юрлиц — 30–50 тыс. рублей (для организации).


Трудовые книжки: бланки, покупка, учет, хранение

  • Косульникова Марина | главный бухгалтер ООО «Галан»

П орядок ведения, учета и хранения трудовых книжек на практике постоянно вызывает споры. Учитывая, что именно трудовая книжка является подтверждением стажа сотрудника, все ошибки, связанные с ее ведением, не лучшим образом отражаются на работнике. Рассмотрим покупку, учет и хранение трудовых книжек, за которые ответственна чаще всего именно бухгалтерия.

Бланки трудовых книжек и вкладышей

Впервые трудовые книжки появились в 1919 г. в Москве и Петрограде. Однако уже в 1923 г. трудовые книжки были упразднены, т.к. их заменили удостоверения личности. А с 1926 г. стали действовать трудовые списки, в соответствии с которыми работникам выдавались справки. И только в 1939 г. для всех рабочих и служащих была введена трудовая книжка единого образца. С 1940 г. появился и вкладыш в трудовую книжку.

В прошлом веке можно было увидеть трудовую книжку колхозника и трудовую книжку старателя, также существовало еще 15 разновидностей трудовых книжек на языках союзных республик.

В настоящее время действуют новые бланки трудовых книжек и вкладышей 1 . Их формы утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Образцы трудовой книжки и вкладыша можно посмотреть в приказе Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках».

Защитный комплекс трудовой книжки включает в себя двухтоновой водяной знак, защитные волокна, бумага имеет две химические защиты – от вытравливания и для идентификации подлинности. На листы книжки нанесена гильоширная сетка, невидимая уф-краска, имеется ирисный переход и микротекст. Документ сшит защищенными нитками специальным швом, что исключает возможность замены листов.

Порядок приобретения бланков

Работодатель всегда обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Это следует из п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках» (далее – Порядок).

Важно знать, что с 1974 г. трудовая книжка печатается исключительно на ГОЗНАКе.

Распространением бланков трудовых книжек занимаются юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям, установленным изготовителем (п. 3 Порядка). Они предусматривают организованные охрану, транспортировку, учет и складирование бланков и документов. ГОЗНАК заключил соответствующие договоры и работает над выполнением заказов фирм, которые являются официальными распространителями трудовых книжек и вкладышей в них 2 .

Работодатели покупают трудовые книжки и вкладыши к ним у изготовителя либо распространителя на основании соответствующих договоров (п. 4 Порядка).

В бухгалтерском учете покупку трудовых книжек и вкладышей в них отражают следующим образом:

  • Дебет 91 «Прочие расходы» Кредит 60 – приобретены бланки трудовых книжек и вкладышей в них 3 ;
  • Дебет 19 Кредит 60 – НДС по оприходованным бланкам;
  • Дебет 68 «НДС» Кредит 19 – принят к вычету НДС по оприходованным бланкам;
  • Дебет 60 Кредит 51 (50) – оплачены бланки;
  • Дебет 006 – оприходованы бланки трудовых книжек и вкладышей в них.

Для целей налогообложения прибыли затраты на покупку трудовых книжек и вкладышей могут быть учтены согласно подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (письмо Минфина России от 26.09.2007 № 07-05-06/242).

Административная ответственность

Несоблюдение порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек является административным нарушением, за что налагается штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • на должностных лиц – от 1000 до 5000 руб.;
  • на предпринимателей – от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
  • на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Причем нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Назначаем ответственное лицо

По общему правилу ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил).

При этом работодатель приказом или распоряжением (см. Пример 1) назначает ответственное лицо по работе с трудовыми книжками (п. 45 Правил). Если в организации есть кадровое подразделение, то это, как правило, его руководитель. Если же такой структурной единицы нет, этим занимается бухгалтер.

Приказ о назначении уполномоченного лица, отвечающего за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

Не забудьте условие о работе с трудовыми книжками прописать в должностных обязанностях сотрудника (см. Пример 2).

Фрагмент должностной инструкции и/или трудового договора

Учет трудовых книжек

Учет бланков трудовых книжек и вкладышей

Все бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п. 42 Правил). За основу можно взять образец заявки на выдачу бланков, приведенный в Примере 3.

Заявка на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей

Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил). Указанный акт оформляют в произвольной форме (см. Пример 4).

В бухгалтерском учете испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей списывают с забалансового счета 006 «Бланки строгой отчетности»:

  • Кредит 006 – списаны испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей в них.

Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них

Сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей, вносят в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей (п. 41 Правил). Форма указанной книги приведена в приложении № 1 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Образец заполнения см. в Примере 5.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. При этом следует указать суммы, полученные за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации (п. 42 Правил). Данный отчет составляется в произвольной форме.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Отчет об использовании бланков трудовых книжек и вкладышей в них

Приходно-расходная книга трудовых книжек + образец

Работодатели обязаны при приёме на работе открыть трудовую книжку или внести сведения в предоставленную работником. Как вести учёт бланков трудовых книжек и вкладышей в нее? В данной статье будет представлена приходно-кассовая книга по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё.

Для чего вести учёт трудовых книжек?

Согласно ст. 65 ТК РФ среди документов, предоставляемых работником работодателю для заключения трудового договора, в обязательном порядке присутствует трудовая книжка.

По ряду причин у работника может отсутствовать трудовая книжка, в связи с чем, работодатель должен действовать в соответствии с трудовым законодательством:

Причина отсутствия трудовой книжки Действия работодателя
Работник заключает трудовой договор впервые Работодатель оформляет трудовую книжку
Трудовая книжка утрачена:

  • утрата;
  • повреждение;
  • иные причины.
По заявлению работника (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) работодатель обязан оформить новую трудовую книжку.

Важно! Работодатель обязан оформлять трудовую книжку на каждого работника, проработавшего у него более 5 дней.

Как можно вести учёт бланков трудовых книжек?

Согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей бланки трудовой книжки и вкладыши в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности, вследствие чего бланк трудовой книжки и вкладыш в неё и принимаются к учёту в качестве бланка строгой отчётности.

После оформления трудовой книжки работнику к учёту принимается уже задолженность работника перед работодателем, равная стоимости бланка трудовой книжки.

В письме Министерства финансов Российской Федерации от 19 мая 2017 г. № 03-03-06/1/30818 содержится информация, представленная Департаментом налоговой и таможенной политики, где говорится о том, что:

  • операции по выдаче работодателем работникам трудовых книжек или вкладышей в них, в том числе по стоимости их приобретения, являются операциями по реализации товаров и, соответственно, объектом налогообложения налогом на добавленную стоимость;
  • взимаемая с работника плата за предоставление трудовых книжек или вкладышей в них подлежит обложению налогом на прибыль организаций в общеустановленном порядке.
★ Книга-бестселлер “Бухучет с нуля” для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Какие документы используются для учёта трудовых книжек?

  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

Требования к ведению приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (п. 41) регламентируют порядок ведения документации:

Наименование книги Особенности ведения
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее Книга ведётся бухгалтерией организации.

Вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в неё, с указанием серии и номера каждого бланка.

Книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Ведение приходно-расходной книги учёта бланков трудовой книжки осуществляется в бухгалтерии организации. Бухгалтер, назначенный ответственным за ведение документа, вносит сведения по мере поступления бланков от поставщика и по мере расходования бланков. При совершении любых операций (приход или расход) необходимо указать серию номер бланка трудовой книжки и вкладыша в неё, а так же их стоимость.

При заполнении данной формы необходимо внести следующие сведения:

№ столбца Сведения
1 Порядковый номер записи
2, 3, 4 Дата (число, месяц год) в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ
5 От кого получены бланки или кому переданы
6 Основание (наименование документа, № и дата), на основании которого произведено поступление или передача бланков трудовых книжек и вкладышей.
7 Количество поступивших трудовых книжек с указанием серии и номера
8 Количество поступивших вкладышей в трудовую книжку с указанием серии и номера
9 Стоимость поступивших бланков
10 Количество выданных трудовых книжек с указанием серии и номера
11 Количество выданных вкладышей в трудовую книжку с указанием серии и номера
12 Стоимость выданных бланков

Форму приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё можно скачать .

Образец заполнения приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки:

При ведении приходно-кассовой книги работнику, ответственному за её заполнение, необходимо предоставлять отчёты как о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей, так и о количестве выданных (списанных) бланков.

Данный отчёт составляется 1 раз в месяц.

Бухгалтерские проводки учёта трудовых книжек

Трудовые книжки приняты в качестве бланка строгой отчётности:

Дебет Кредит Пояснение
006 Трудовые книжки приняты в качестве бланков строгой отчётности
91 60 Стоимость трудовых книжек принята в качестве расходов
19 60 Отражён НДС
006 Списание трудовых книжек, оформленных вновь принятым сотрудникам
73 91 Возмещение стоимости трудовой книжки сотрудниками при увольнении и получении трудовой книжки на руки
91 68 Начисление НДС со стоимости выданных бланков трудовых книжек
50 73 Погашена задолженность за выданные формуляры трудовых книжек

Трудовые книжки приняты в качестве активов:

Дебет Кредит Пояснение
10(41) 60 Трудовые книжки приняты в качестве материально-производственных запасов
19 60 Отражён НДС
006 Трудовые книжки приняты в качестве бланков строгой отчётности
91(90) 10(41) Стоимость оформленных трудовых книжек принята в качестве расходов
91(90) 68 Начисление НДС со стоимости выданных бланков трудовых книжек
006 Списание трудовых книжек, оформленных вновь принятым сотрудникам
73 91(90) Возмещение стоимости трудовых книжек, выданных сотрудникам при увольнении, учтено в доходах
50 73 Погашена задолженность за выданные формуляры трудовых книжек

Ответственность за нарушения в учёте трудовых книжек

Ответственность за нарушение в учёте трудовых книжек относится к нарушению трудового законодательства РФ, за что предусмотрено наложение санкций (ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 15.11 КоАП РФ):

Лицо, нарушившее законодательство Размер административного штрафа (руб.)
Правонарушение выявлено впервые
Должностное лицо 1 000 – 5 000
Должностное лицо (нарушение бухгалтерского учёта) 5 000 – 10 000
Индивидуальный предприниматель 1 000 – 5 000
Юридическое лицо 30 000 – 50 000
Правонарушение выявлено повторно
Должностное лицо 10 000 – 20 000 или дисквалификация на 1-3 года
Должностное лицо (нарушение бухгалтерского учёта) 10 000 – 20 000 или дисквалификация на 1-2 года
Индивидуальный предприниматель 10 000 – 20 000
Юридическое лицо 50 000 – 70 000

В случае похищения, уничтожения, повреждения или сокрытия официальных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, в действие вступает ст. 325 УК РФ, где возможно применение следующих санкций:

  • штраф в размере до 200 000 рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев;
  • обязательные работы на срок до 360 часов;
  • исправительные работы на срок до одного года;
  • арест на срок до трех месяцев.

Вопросы и ответы

Вопрос № 1. Что делать, если сотрудник кадровой службы испортил бланк трудовой книжки?

В этом случае необходимо утилизировать испорченный бланк, для чего придётся действовать в соответствии с алгоритмом:

  • составить акт об утилизации бланка трудовой книжки, куда необходимо вклеить вырезанную часть бланка, где указаны серия и номер;
  • внести сведения в приходно-расходную книгу учёта трудовых книжек, где в чистой строке указать следующие сведения: «Запись под №… считать недействительной» и создать новую запись, содержащую достоверную информацию, указав должность, ФИО, подпись лица, ответственного за внесение записи, отметить дату внесения записи.

Вопрос № 2. Что делать, если сотрудник, ответственный за ведение приходно-расходной книги учёта бланков трудовой книжки и вкладыша в неё, допустил ошибку при внесении сведений?

В этом случае необходимо внести достоверные сведения в приходно-расходную книгу, для чего придётся действовать в соответствии с алгоритмом:

  • в чистой строке непосредственно под записью или в очередной свободной строке внести сведения в приходно-расходную книгу учёта трудовых книжек, где указать следующие сведения: «Запись под №… считать недействительной»;
  • создать новую запись, содержащую достоверную информацию;
  • указать должность, ФИО, подпись лица, ответственного за внесение записи, отметить дату внесения записи.

Источники:
http://hr-portal.ru/article/pravilnoe-zapolnenie-prihodno-rashodnoy-knigi-po-uchetu-blankov-trudovyh-knizhek
http://lawyer-consult.ru/administrative/oformlenie-dokumentov/trudovaya-knizhka/kniga-ucheta/prihodno-rashodnaya.html
http://nalog-spravka.ru/prixodno-rasxodnaya-kniga-po-uchetu-blankov-trudovyx-knizhek.html
http://ipprof.ru/kadry/oformlenie/prixodno-rasxodnaya-kniga-trudovyx-knizhek.html
http://www.delo-press.ru/articles.php?n=14438
http://online-buhuchet.ru/prixodno-rasxodnaya-kniga-trudovyx-knizhek-obrazec/
http://azbukaprav.com/mat-otv/dokumenty-mo/trudovoj-dogovor-s-mo.html

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Москва, Московская обл. +7(499)113-16-78

СПб, Ленинградская обл. +7(812)603-76-74

Звонки бесплатны. Работаем без выходных!

Ссылка на основную публикацию