Образец учетной карточки научного работника

Содержание

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Москва, Московская обл. +7(499)113-16-78

СПб, Ленинградская обл. +7(812)603-76-74

Звонки бесплатны. Работаем без выходных!

Унифицированная форма № Т-4 – бланк и образец

Унифицированная форма Т-4 ведется организациями образования и науки в дополнение к личной карточке (форма T-2). В статье мы расскажем и покажем на примере, как заполнять унифицированную форму Т-4.

Бланк унифицированной формы Т-4

Унифицированная форма Т-4 имеет название «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника». Она и указания по ее заполнению утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Скачать ее бланк можно на нашем сайте.

Данную форму применяют для учета научных работников в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии.

Об иных унифицированных формах, также утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, читайте в материалах:

Порядок заполнения формы Т-4

Заполняет карточку кадровая служба. В каждой карточке проставляются номер и дата составления.

Ниже под этими реквизитами следуют общие сведения о работнике. Так в таблице 1 указывают:

  • структурное подразделение, где числится работник;
  • должность;
  • табельный номер;
  • первую букву фамилии (алфавит);
  • вид работы (основная или совместительство);
  • пол.

Сразу под таблицей указываются Ф. И. О., дата рождения работника и информация о высшем образовании.

После этих сведений идет информация:

  • о послевузовском профессиональном образовании (с указанием наименования организации (учреждения), в которой (котором) была окончена аспирантура, адъюнктура или докторантура, даты ее окончания, а также номера, серии и даты выдачи соответствующего удостоверения);
  • ученой степени (включая сведения об отрасли науки и специальности);
  • ученом звании.

Для заполнения формы используются данные из соответствующих документов работников (диплома доктора наук, кандидата наук, аттестата доцента и профессора и т. п.), а также сообщенные о себе работником.

Заполненный образец унифицированной формы Т-4 также можно посмотреть на нашем сайте.

Учетная карточка научного, научно-педагогического работника Т-4

Учетная карточка научного, научно-педагогического работника – это документ унифицированной формы № Т-4, который применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников.

Информация, отражаемая в ней, учитывает специфику научных и педагогических кадров, в том числе степени и звания, научные труды, стаж научной и педагогической работы. Это для того, чтобы отразить все сведения, необходимые для исчисления стажа педагогической работы, надбавок, льгот и пр.

Учетную карточку по форме N Т-4 заполняют одновременно с личной карточкой (форма N Т-2) при приеме на работу научных и педагогических работников. Оформляют ее в кадровой службе на основании сообщенных работником сведений и предоставленных им документов (диплома кандидата или доктора наук, аттестата доцента или профессора и пр.).

Форма учетной карточки научного, научно-педагогического работника Т-4 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Напоминаем, что с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм учетной документации, не являются обязательными к применению, но и запрета на их использование нет. Негосударственные организации вправе использовать форму учетной карточки научного, научно-педагогического работника, разработанной ими самими, но при этом она должна содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона № 402 –ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете».

Правила заполнения учетной карточки научного, научно-педагогического работника Т-4

В правом верхнем углу унифицированной формы N Т-4 ставят код формы документа по ОКУД, а также код организации по ОКПО. Этот уникальный код Общероссийского классификатора предприятий и организаций присваивают организации при ее регистрации органы статистики.

Графу «Наименование организации» заполняют в соответствии с учредительными документами. Каждой учетной карточке научного, научно-педагогического работника присваивают индивидуальный номер и фиксируют дату ее составления.

После заголовка по ширине всей формы располагается таблица из нескольких граф:

  • структурное подразделение;
  • должность (специальность, профессия);
  • вид работы (характер предстоящей работы: по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.) заполняют на основании приказа о приеме на работу.

В графу «Табельный номер» записывают табельный номер сотрудника, присвоенный этому человеку при приеме на работу.

Графа « Алфавит» введена для указания первой буквы фамилии работника. Такой подход позволяет упорядочить картотеку и упростить поиск данных о конкретном человеке среди множества других карточек.

Паспортные данные работника заносят в п. 1 «Фамилия, имя, отчество» и п. 2 «Дата рождения» формы N Т-4. Дату рождения записывают цифрами и прописью. Например, будет ошибкой, если в этой строке указать 04.08.1950, правильно: 4 августа 1950 года. Дата рождения в цифровом выражении указывается справа в специальном поле.

В п. 3 «Высшее профессиональное образование» на основании диплома заносят наименование образовательного учреждения и дату, когда человек его окончил. «Послевузовское профессиональное образование» отражают в п. 4 унифицированной формы. Сначала указывают вид полученного образования (аспирантура, адъюнктура или докторантура). Далее в этом пункте предусмотрена таблица, в которой необходимо указать наименование образовательного учреждения, дату его окончания, номер, серию и дату выдачи документа об образовании, а также полученную специальность.

Коды в зонах кодирования ставят в соответствии с Общероссийскими классификаторами: информации о населении (ОКИН) ОК 018-95 (утвержден постановлением Госстандарта России от 31 июля 1995 г. N 412), специальностей по образованию (ОКСО).

В п. 5 формы N 4 на основании представленных документов об образовании указывают ученую степень (кандидат наук, доктор наук), дату ее присуждения, реквизиты диплома (номер, серия, дата, наименование организации, выдавшей диплом). Сюда же записывают отрасль науки.

В п. 6 «Ученое звание» сведения об ученом звании профессора и старшего научного сотрудника по специальности (для научных работников), доцента и профессора по кафедре (для научно-педагогических работников) заполняются на основании соответствующего аттестата.

Обратите внимание, что с 1 января 2004 года постановлением Госстандарта Россииот 30 сентября 2003 г. N 276-ст утвержден новый Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003, которым и следует руководствоваться при заполнении граф формы Т-4.

Графу 7 «Общий научно-педагогический стаж работы», в том числе педагогический стаж работы, сотрудник кадровой службы высчитывает путем арифметических вычислений по записям в трудовой книжке работника.

В таблицу о присуждении ученой степени, присуждении ученой степени, присвоении ученого звания и изменений научной специальности после заполнения учетной карточки вносятся все дополнения, изменения в соответствии представленных сведений и подтверждающих документов работником в кадровую службу.

Личная карточка сотрудника (форма Т-2)

Личная карточка сотрудника является обязательным документом, составляемым при приеме на работу. Вести ее обязаны все организации (вне зависимости от организационно-правовой формы) и ИП, имеющие наемных сотрудников.

Как правило, указанный документ составляется по унифицированной форме:

  • Т-2 – для сотрудников большинства ИП и ООО.
  • Т-2 ГС (МС) – для государственных и муниципальных служащих.
  • Т-4 – для научных и научно-педагогических сотрудников.

Примечание: организация вправе самостоятельно разработать форму личной карточки, с учетом требований, предъявляемых законодательством. Личная карточка должна быть распечатана на картоне типографским способом. Срок хранения указанного документа – 75 лет.

Основания для заполнения формы Т-2

Личная карточка заполняется сотрудником отдела кадров на основании следующих документов:

  • приказ о приеме на работу;
  • документ, удостоверяющего личность;
  • трудовая книжка;
  • СНИЛС;
  • ИНН;
  • военный билет;
  • диплом, аттестат и иные документы, подтверждающих квалификацию, профессиональные знания и образование сотрудника;
  • другие документы (при необходимости).

Особенности заполнение личной карточки работника

Раздел I

  • П. 5 «Знание иностранного языка» заполняется следующим образом: «владеет свободно», «читает и может объясниться», «читает и переводит со словарем».
  • П. 8 «Стаж работы» заполняется в соответствии с трудовой книжкой и иными документами, подтверждающими общий трудовой стаж.
  • П. 10 «Состав семьи» и п. 12 «Фактический адрес места жительства» заполняются со слов сотрудника.

Раздел II

На граждан, находящихся в запасе:

  • П. 1 «Категория запаса» – на офицеров запаса не заполняется.
  • П. 3 «Состав (профиль)» – заполняется без сокращения (командный, матросы и т.п.).
  • П. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» – указывается полное обозначение.

П. 5 «Категория годности к военной службе» – сведения указываются в виде букв: А-годные к службе, Б – годные к службе, но с незначительными ограничениями, В – ограниченно годные, Г – временно не годные.

Примечание: если в военном билете данные о годности к военной службе отсутствуют в п. 5 указывается значение «А».

  • П. 7 «Состоит на воинском учете» – строке «а» заполняется если есть мобилизационное предписание и (или) штамп о его выдаче и изъятии. Строка «б» заполняется в случае если гражданин забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время.
  • На граждан, подлежащих призыву:

    • П. 1, п. 3, п. 4, п. 7 – не заполняются.
    • П. 2 – указывается «подлежит призыву».
    • П. 5 – сведения указываются в виде букв: А-годные к службе, Б – годные к службе, но с незначительными ограничениями, В – ограниченно годные, Г – временно не годные, Д – не годные к военной службе.

    Раздел III

    Данные в указанный раздел вносятся в соответствии с приказом о приеме на работу.

    Раздел IV-VII

    В указанные разделы работодатель вносит сведения о повышении квалификации, переаттестации, профпереподготовки и наградах.

    Раздел VIII

    Содержит сведения об отпусках сотрудника.

    Раздел IX

    Данный раздел заполняется если сотрудник имеет право на социальные льготы.

    Раздел Х

    В качестве дополнительных сведений в указанном разделе работодатель может отразить наличие прав на вождение автомобиля, заграничного паспорта и т.п.

    Бланк личной карточки работника

    Унифицированная форма Т-2 (скачать бланк).

    Унифицированная форма Т-2ГС (скачать бланк).

    Унифицированная форма Т-4 (скачать бланк).

    Образец заполнения личной карточки по форме Т-2

    Ниже представлен образец заполнения личной карточки работника по форме Т-2:

    Личная карточка работника Т-2: образец заполнения

    Личная карточка работника по форме Т-2 — это унифицированная форма первичного учета сведений о действующем и уволенном персонале предприятия. Представляет собой документ, состоящий из одиннадцати разделов, из которых первый, второй, третий и девятый (при наличии у человека соответствующих прав) заполняются при приеме на работу. Остальные разделы заполняются в процессе трудовой деятельности сотрудника от руки или печатным способом на основании предоставленных при трудоустройстве и образуемых в процессе работы сотрудника документов. Образец заполнения карточки Т-2, страницы 1, 2, 3, 4, вы найдете ниже.

    Для чего нужна личная карточка работника формы Т-2

    Закон предусматривает два случая, когда личная карточка необходима:

    • для ознакомления с записями в трудовой книжке;
    • для учета военнообязанных.

    В настоящее время, когда большинство процессов автоматизировано и исполняется в электронном виде, этот документ, как нам кажется, не нужен и представляет собой рудимент кадрового делопроизводства, отвлекающий ресурсы на его заполнение и хранение. А хранить его надо постоянно, пока человек работает, и еще плюс 75 лет после его увольнения.

    Минимально работник расписывается в карточке три раза:

    • за достоверность сведений при приеме на работу;
    • при ознакомлении с записью о приеме на работу в трудовой книжке;
    • при увольнении.

    В последующем, если сотрудник переводится на другие должности и в его трудовую книжку вносятся соответствующие изменения, человек каждый раз расписывается в карточке рядом с дублирующей записью об этих сведениях. Разберем образец заполнения личной карточки работника (форма Т-2) 2019 года.

    Личная карточка работника — форма Т-2: образец заполнения

    Пункт 1. Заполняем шапку

    Образец заполнения карточки Т-2 начинается с так называемой шапки или основных реквизитов организации.

    Вписываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.

    Вносим сведения в таблицу, в которой указываем дату заполнения, табельный номер сотрудника, его ИНН (при наличии) и СНИЛС, вид и характер работы (как в трудовом договоре), пол.

    В ячейке «Алфавит» ставится первая буква фамилии работника.

    В ячейке «Характер работы» пишется либо постоянная, либо временная (если срочный трудовой договор).

    Пункт 2. Общие сведения

    Вписываем реквизиты трудового договора.

    Записываем фамилию, имя, отчество работника и другие его персональные данные, включая коды по ОКАТО и ОКИН. Образец заполнения, или как заполнить личную карточку работника Т-2 по данному разделу, — смотрите картинку.

    Код ОКАТО — это классификатор по административному и территориальному признаку, в Москве свои коды, в Санкт-Петербурге — свои, в Челябинске — свои. Найти код можно в Интернете.

    Код ОКИН — это классификатор информации о населении. Он включает в себя 293 раздела, каждый из которых содержит соответствующий код.

    Личная карточка сотрудника может содержать степень знания иностранного языка:

    • читает и переводит со словарем;
    • читает и может объясняться;
    • владеет свободно.

    Далее подробно заполняем сведения об образовании.

    Если у человека два высших образования или сотрудник дополнительно получил послевузовское профессиональное образование, в карточке Т-2 есть дополнительные графы.

    В пункте 7 указываем профессию, которую работник получил в результате подготовки в образовательном учреждении. При наличии двух и более профессий указываем ту, по которой работник принят на работу.

    Вписываем стаж работы на дату заполнения личной карточки, т. е. на момент приема. Информацию берем из трудовой книжки.

    Общий стаж — это период трудовой деятельности, который дает право на пенсию по старости.

    Непрерывный стаж — это период трудовой деятельности, который учитывается при расчете пособий, в том числе по временной нетрудоспособности.

    Стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, — это время работы в определенных организациях и учреждениях и на определенных должностях, например:

    • в аппарате Совета Обороны РФ;
    • в Администрации Президента РФ;
    • в Судебном департаменте при Верховном суде и т. д. (полный список см. в Разделе II Положения, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития от 27.12.2007 № 808).

    Карточка Т-2 не содержит раздела по страховому стажу, поэтому наш пример заполнения личной карточки работника Т-2 содержит лишь общий трудовой стаж, сведения о котором есть в трудовой книжке работника. Пример заполнения личной карточки работника Т-2 в разделе трудового стажа:

    По мере работы в организации стаж работника увеличивается, поэтому, чтобы не зачеркивать или не пользоваться различными корректорами, первоначально заносите сведения о стаже карандашом, потом, при увольнении работника, впишите ручкой.

    Далее переходим к разделу о семейном положении работника и составу его семьи.

    В пункте 9 указываем его семейное положение и состояние в браке: женат или холост (если холост, лучше указать карандашом, женится — впишите ручкой, если женат, пишите ручкой, если разведется — укажите документ, на основании которого брак расторгнут).

    Указываем код по ОКИН состояния в браке:

    • никогда не был(а) в браке;
    • брак зарегистрирован;
    • брак не зарегистрирован;
    • вдовец или вдова;
    • разведен(а) официально;
    • разошлись (когда неофициально).

    В состав семьи вписываются мужья, жены и дети.

    В принципе можно указать родителей и братьев с сестрами, но это на ваше усмотрение (супруги, кстати, не являются близкими родственниками, это родство свойственное, а не кровное).

    Далее заполняем паспортные и регистрационные данные, просто переписывая их. Образец заполнения формы Т-2 смотрите ниже.

    Дату регистрации по месту проживания смотрят в штампе в паспорте.

    Номер телефона необходим для связи: например, работник не вышел на работу, можно позвонить и узнать, что с ним. Желательно взять у работника второй телефонный номер для связи.

    Пункт 3. Сведения о воинском учете

    Пожалуй, самый сложный раздел в этом документе, заполняется на основании:

    • удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу (призывники);
    • либо военного билета (пребывающие в запасе).

    Для пребывающих в запасе пример заполнения сведений о воинском учете в личной карточке строится по следующему принципу.

    Первый пункт на офицеров запаса не заполняется.

    Воинское звание смотрите в пункте 5 военного билета офицера запаса.

    Третий пункт заполняется без сокращения, например, состав (профиль) — командный или солдаты.

    В четвертом пункте о кодовом обозначении ВУС (военно-учетная специальность) вписывается полное цифровое обозначение, как написано в военном билете, например 021102 или 113195А.

    В строку категории годности к воинской службе вписывается буквенное обозначение:

    • А (годные к военной службе);
    • Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
    • В (ограниченно годные к военной службе);
    • Г (временно не годные к военной службе).

    При отсутствии записи в военном билете о категории годности ставим категорию А.

    Наименование военного комиссариата переписываем из военного билета.

    Седьмой пункт подлежит заполнению, если:

    • есть мобилизационное предписание (вклейка на последнем листе обложки) или штамп о выдаче и изъятии мобилизационного предписания;
    • работник забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время.

    Восьмой пункт заполняется на основании справки из военкомата о снятии его с учета.

    Вот так выглядит образец заполнения личной карточки сотрудника Т-2 по воинскому учету для призывников:

    Первый, третий, четвертый и седьмой пункты не заполняются.

    Во втором пункте необходимо написать, что работник подлежит призыву.

    В пятом пункте указываются сведения из приписного:

    • А (годные к военной службе);
    • Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
    • В (ограниченно годные к военной службе);
    • Г (временно не годные к военной службе);
    • Д (не годные к военной службе).

    Во всем остальном заполнение идет как у работников, пребывающих в запасе.

    После заполнения этого раздела работник кадровой службы и новый сотрудник расписываются: первый — за внесение сведений в личную карточку работника, второй — за достоверность предоставленных сведений.

    Пункт 4. Прием на работу и переводы

    Этот раздел заполняется на основании трудового договора и приказа о приеме.

    Все формулировки и цифры необходимо брать из документов о приеме на работу.

    В шестом столбце работник должен расписаться.

    Вообще расписываться сотруднику необходимо каждый раз, когда он переводится на другую работу, перемещается на другую должность и т. д., то есть всегда, когда вносится новая запись в его трудовую книжку.

    Предположим, что нашего работника в скором времени повысят в должности. В этом случае образец, как заполнять личную карточку работника, и ее третий раздел выглядит следующим образом.

    Срок внесения записи — одна неделя.

    Сведения о временных переводах и об изменении окладов не вносятся.

    Пункт 5. Аттестация

    Если аттестация проводилась, сюда записываются решение аттестационной комиссии и реквизиты приказа, в котором решение аттестационной комиссии утверждено решением работодателя.

    Наш работник только устроился, поэтому это поле у него пока остается чистым.

    Пункт 6. Повышение квалификации, профессиональная подготовка и награды

    Эти разделы заполняются аналогично разделу «Аттестация»: если работодатель направляет кого-либо куда-то (повышать квалификацию, на переподготовку) или объявляет благодарность, все это подлежит внесению в соответствующие разделы карточки Т-2.

    Если работодатель ничего не организует и никого никуда не отправляет, разделы остаются чистыми.

    Если сотрудник сам, так сказать, инициативно обучится чему-нибудь новому и принесет свидетельство или диплом, сведения о пройденном обучении необходимо вписать.

    Пункт 7. Отпуска

    Сюда вносится информация обо всех отпусках:

    • ежегодных;
    • учебных;
    • без сохранения заработной платы;
    • дополнительных оплачиваемых и др.

    Выглядит это так:

    Сюда же заносятся сведения о замене части отпуска денежной компенсацией.

    Если сотрудник трудится на предприятии давно и в отпуск ходит периодически, рано или поздно графы данного раздела закончатся. В этом случае необходимо сделать дополнительный лист, в котором продублирована таблица раздела. Лист надо вклеить в карточку Т-2.

    На практике бывают ситуации, когда дата выхода работника из отпуска не совпадает с датой, указанной в приказе (по причине болезни или отзыва из отпуска). В этом случае необходимо аккуратно зачеркнуть некорректную запись (но сделать это так, чтобы старая запись была читаемой!) и внести новую, корректную. На полях Т-2 надо написать «Исправленному верить», указать реквизиты документа, в связи с которым произошел сдвиг сроков, подпись, расшифровку и должность специалиста кадровой службы, записавшего изменения.

    Пункт 8. Социальные льготы и дополнительные сведения

    Эти разделы заполняются на основании документов, подтверждающих права сотрудников на соответствующие льготы, со ссылкой на нормативные документы, которыми эти льготы установлены.

    Не надо пугаться: если человек льготник, он сам принесет необходимые документы, в которых все написано, а если он не относится к этой категории, то и заполнять эти разделы не надо.

    Пункт 9. Увольнение работника

    Сюда заносятся сведения из приказа о расторжении трудового договора в тех формулировках, которые указаны в приказе об увольнении.

    И в завершение кадровый специалист и уже бывший работник расписываются в Т-2. Вот и пример заполнения карточки Т-2 при увольнении.

    Хранение карточек Т-2

    Личные карточки хранятся в специальных номенклатурных папках, отдельно от личных дел и приказов о приеме на работу (хотя логичнее было бы хранить их вместе).

    Карточки должны храниться таким образом, чтобы никто посторонний не мог их достать и прочитать (обеспечение безопасности персональных данных работников).

    Т-2 действующего и уволенного персонала хранятся отдельно друг от друга.

    Других требований к хранению карточек не установлено.

    Учетная карточка научного работника (форма Т-4): образец

    Службам кадров научных и образовательных учреждений при оформлении сотрудников на работу предписывается заполнять — наряду с обычными личными карточками работников — также специальные учетные карточки Т-4. Ознакомимся с их назначением и порядком заполнения.

    Зачем нужна карточка Т-4?

    Действительно, карточка Т-4 («Учетная карточка научного работника»), введенная Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, во многом дублирует утвержденную тем же нормативным актом форму Т-2, по которой ведется личная карточка работника. Документ Т-2 (или соответствующий ему по структуре аналог, утвержденный организацией) — общеобязательный.

    Скачать актуальный бланк формы Т-4 в 2019 году.

    Его необходимо применять в силу действия целой совокупности правовых норм:

    • ст. 66 ТК РФ — по которой работодатели обязаны вести трудовые книжки в соответствии с нормативными актами Правительства;
    • Постановления Правительства России от 16.04.2003 № 225 — главного нормативного акта из числа тех, что подразумевает ст. 66 ТК РФ;
    • п. 12 Правил ведения трудовых книжек, что введены постановлением № 225 — по которому каждая запись, вносимая в трудовую книжку, должна быть продублирована в личной карточке работника, составленной по форме, утверждаемой органами статистики.

    В данном случае п. 12 Правил подразумевает форму Т-2.

    До 2013 года унифицированные бланки, утвержденные статистическими органами (в том числе по постановлению № 1), были общеобязательными — как и эта форма. Позднее — приобрели статус «ориентировочных», но многие работодатели продолжают их использовать без изменений.

    Обязательной до 2013 года была и форма Т-4, которая составлялась в дополнение к форме Т-2. В постановлении № 1 было буквально сказано, что документ Т-4 составляется «параллельно с формой Т-2»:

    • в научных, исследовательских, производственных организациях;
    • образовательных и иных учреждениях, что ведут учет научных работников.

    Указанные организации и учреждения форму Т-4 за много лет вести привыкли — и продолжают это делать. Не в последнюю очередь — и из-за опасения, что повышенное внимание к отсутствию карточки появится у Трудинспекции (несмотря на отсутствие законных оснований для претензий).

    Целесообразность заполнения формы Т-4 — наряду с общеобязательной карточкой Т-2, обусловлена в том числе и спецификой законодательства о бухгалтерском учете. Дело в том, что любая хозяйственная операция в организации подлежит документированию в первичке. А она, в свою очередь, должна обеспечивать полноту и достоверность учета.

    Отражение сведений только лишь по форме Т-2 — общей для всех типов предприятий — может оказаться недостаточно для обеспечения соответствующих «полноты и достоверности» при хозяйственных операциях, характерных для деятельности именно научного или образовательного учреждения. Поэтому ее дополнение документом Т-4 имеет смысл с точки зрения сведения к минимуму вероятности появления вопросов со стороны контролеров.

    Рассмотрим, какими именно особенностями характеризуется структура и заполнение формы Т-4, а также ознакомимся с ее образцом.

    Образец заполнения формы Т-4 в 2019 году

    Форма Т-4, действительно, схожа с документом Т-2 по структуре и по основным принципам заполнения. Так, значительная часть сведений, фиксируемых в учетной карточке, отражается двумя способами:

    • текстом (числами);
    • с помощью кода по тому или иному классификатору.

    К «кодируемым» сведениям по карточке относятся:

    Форма подготовки в рамках послевузовского образования

    Той или иной форме — аспирантуре, адъюнктуре, докторантуре — соответствует один из кодов по фасету 34 классификатора ОКИН (ОК 018-2014). При этом в полном виде код состоит из двух частей: номера фасета и номера, соответствующего форме подготовки. И если это аспирантура, то в форме нужно будет указать код 34 02.

    Направление подготовки в рамках послевузовского обучения

    Кодируется оно по классификатору ОКСО (009-2016).

    Например, это могут быть коды:

    • 40.00.00 — для юриспруденции;
    • 38.00.00 — для экономики и управления.

    Код указывается вместе с реквизитами диссертационного диплома. Отметим, что в классификаторе пока нет позиций, соответствующих докторантуре — поэтому, при отражении сведений по данной форме подготовки поле с кодом по ОКСО не заполняется.

    Ученая степень

    Приводится с кодом по фасету 35 ОКИН. Как и в случае с кодированием формы подготовки, код «двойной»: например, по кандидатской степени — 35 2.

    Ученое звание

    Приводится с кодом по фасету 36 ОКИН. Профессору соответствует «двойной» код 36 07. Научной специальности, по которой человеку присвоено ученое звание, как и в случае с докторантурой, нет соответствий в классификаторе ОКСО, поэтому поле, где предполагается указание кода по нему, также следует оставить пустым.

    Нюансы заполнения учетной карточки Т-4

    В целом, заполнение карточки — процедура не сложная. Обратите внимание, что:

    • в графе «Алфавит» указывается первая буква фамилии работника (для облегчения классификации его учетной карточки в системе документооборота организации);
    • дата рождения указывается как прописью (слева в строке), так и цифрами в формате дд.мм.гггг (справа в ячейке);
    • в графе «Ученая степень» возможно указание нескольких отраслей науки одновременно (например, если работник — кандидат юридических наук, то он может специализироваться на нескольких отраслях права — как вариант, финансовом, налоговом и бюджетном сразу).

    Впоследствии в карточку могут вноситься новые данные о присужденных работнику ученых степенях, присвоенных ему ученых званиях, изменениях по научной специальности. Для этого в форме предусмотрена специальная табличка — на оборотной стороне.

    На оборотной стороне также показываются:

    • Общий научно-педагогический стаж, а также выделяется конкретно педагогический. В обоих случаях отражается количество проработанных человеком лет, месяцев и дней.
    • Данные о наличии или отсутствии у человека научных трудов и изобретений. При наличии научных трудов их перечень прилагается к карточке и размещается в архивах кадровой службы организации. Список можно составить, к примеру, на основе формы по приложению № 2 Приказа Министерства образования и науки России от 04.02.2014 № 81.

    Скачать образец заполнения формы Т-4 в 2019 году.

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

    Форма Т-4 (Учетная карточка научного, научно-педагогического работника). Скачать бланк

    Форма Т-4 – «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника» и Указания по ее применению и заполнению утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”.

    С 2013 года данная унифицированная форма используется в том случае, когда учетной политикой организации предусмотрено ее применение (Читайте также статью ⇒ Форма Т-2. Личная карточка работника).

    Сфера применения формы Т-4

    Форма Т-4 применяется учреждениями и организациями образовательной сферы. Благодаря тому, что форма карточки позволяет зафиксировать специфическую информацию, касающуюся научных и научно-педагогических работников, данная форма продолжает широко использоваться.

    В учетной карточке формы Т-4 отражаются звания, ученые степени, научные труды, стаж научной и педагогической работы. Эти данные очень важны для подсчета стажа педагогической работы, расчета надбавок, льгот, других аналогичных показателей.

    Учетную карточку по форме № Т-4 заполняют одновременно с личной карточкой сотрудника по форме № Т-2 при приеме на работу научных и педагогических работников.

    Данные в карточку формы Т-4 вносятся на основании документов, предоставленных сотрудником. Такими документами являются, например, дипломы кандидата или доктора наук, аттестаты доцента или профессора и другие аналогичные документы.

    Пошаговая инструкция по заполнению Учетной карточки по форме Т-4

    1. Заполняются данные карточки, относящиеся к основным ее реквизитам – наименование организации, номер акта и дата заполнения карточки.
    2. В первом табличном блоке отражается наименование структурного подразделения, в которое сотрудник принят на работу, его должность, табельный номер, данные алфавитного указателя (по первой букве фамилии), вид работы (основная, либо по совместительству) и пол сотрудника.
    3. Далее указывается фамилия, имя, отчество сотрудника и дата его рождения (пункты 1 и 2 карточки).
    4. Вносятся данные по образовательному учреждению, в котором сотрудником получено высшее профессиональное образование (пункт 3 карточки).
    5. В следующем блоке (пункт 4 карточки) приводятся данные о послевузовском профессиональном образовании. Это может быть аспирантура, адъюнктура, докторантура. Указывается наименование образовательного (научного) учреждения, данные документа об образовании (наименование, серия, номер), а также дата окончания обучения и наименование специальности.
    6. В следующем пункте (пункт 5) отражается ученая степень сотрудника, дата ее присуждения, наименование организации, при которой был создан диссертационный совет. Приводятся данные диплома (номер, серия, дата).
    7. Пункт 6 карточки содержит данные по ученому званию сотрудника. В данном пункте конкретизируются данные по наименованию звания, данным аттестата и дате присвоения ученого звания. Также указывается научная специальность, либо направление, кафедра.
    8. Далее указывается общий научно-педагогический стаж (пункт 7 карточки), в том числе стаж педагогической работы отдельно. Также отмечается, имеются или нет научные труды и изобретения. При их наличии к карточке прилагается список научных трудов.
    9. Карточка подписывается как работником, так и сотрудником кадровой службы организации. Работник, кроме того, должен указать контактный телефон, а для сотрудника кадровой службы необходимо указать его должность и расшифровку подписи.
    10. В заключительной табличной части предполагается указывать данные по присуждению ученой степени, присвоению ученого звания, изменению научной специальности в том случае, если такие события произойдут после первоначального заполнения карточки.

    По каждому такому событию должны быть указаны:

    • дата,
    • серия, номер документа и наименование выдавшей его организации,
    • ученая степень / ученое звание / научная специальность.

    Ниже приведен образец заполнения Учетной карточки научного, научно-педагогического работника по форме Т-4

    Унифицированная форма № Т-4
    Утверждена Постановлением Госкомстата России
    от 05.01.2004 № 1

    Код
    Форма по ОКУД 0301003
    Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Новосибирский государственный университет экономики и управления «НИНХ»

    (ФГБОУ ВО «НГУЭУ»)

    по ОКПО 12345678
    УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА НАУЧНОГО, Номер документа Дата составления
    НАУЧНО-ПЕДАГОГИЧЕСКОГО РАБОТНИКА 135 13.11.2016
    Структурное подразделение Должность Табельный номер Алфавит Вид работы
    (основная,
    по совместительству)
    Пол
    (мужской,
    женский)
    Кафедра информационно-аналитического обеспечения и бухгалтерского учета Преподаватель кафедры 0114 В основная ж
    1. Фамилия Верная Имя Инна Отчество Альбертовна
    2. Дата рождения 14 августа 1969 г. 17.08.1969
    (день, месяц, год)
    3. Высшее профессиональное
    образование Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Сибирский государственный университет путей сообщения», 1990 г.
    (наименование образовательного учреждения, год окончания)
    4. Послевузовское профессиональное образование аспирантура Код по ОКИН 34 02
    (аспирантура, адъюнктура, докторантура)
    Наименование образовательного,
    научного учреждения
    Документ об образовании,
    о квалификации или наличии специальных знаний
    Дата окончания
    наимено­вание серия номер
    Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Новосибирский государственный университет экономики и управления «НИНХ» Диплом АВС 123456 15.05.2008
    Специальность
    Бухгалтерский учет, анализ и аудит
    Код по ОКСО 080109
    5. Ученая степень Кандидат экономических наук Код по ОКИН 35 2
    (кандидат наук, доктор наук)
    Отрасль науки Экономика и управление
    Дата присуждения ученой степени 24 ноября 2010 г.
    Диссертационный совет Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Новосибирский государственный университет экономики и управления «НИНХ»

    (ФГБОУ ВО «НГУЭУ»)

    (наименование организации, при которой создан диссертационный совет)
    Диплом: 123456, ВА, 15.05.2011
    (номер, серия, дата)
    ФГБОУ ВО «НГУЭУ»
    (наименование организации, выдавшей диплом)
    6. Ученое звание Код по ОКИН
    (старший научный сотрудник, доцент, профессор и др.)
    Аттестат Дата присвоения ученого звания г.
    (наименование организации, присвоившей ученое звание)
    Научная специальность (направление, кафедра) Код по ОКСО

    Оборотная сторона формы № Т-4

    1. Общий научно-педагогический стаж работы: 6 лет

    в том числе педагогический стаж работы 5 лет 7 месяцев

    Личная карточка работника по форме Т-2. Образец заполнения

    Личные карточки работников используются учреждениями с целью полного учета персонала. Закон обязывает руководителей позаботиться о создании такой карты для каждого сотрудника. Бланком для этих документов служит форма Т-2. Она утверждена и унифицирована постановлением №1 Госкомстата РФ и сохраняет изначальную структуру с января 2004 года.

    Образец и пустой бланк личной карточки работника

    Как устроена форма. Основные особенности

    Личные карты сотрудников – это необходимая база для создания картотеки всех сотрудников учреждения. Они хранятся в картотеке по алфавиту. Если работников в учреждении много, то документы могут быть структурированы по подразделениям. Четких законных требований к оформлению картотеки нет. Нужно лишь одно – чтобы у каждого работника была личная карточка по форме Т-2.

    Форма Т-2 состоит из 4 страниц. Информация в ней разделена на 11 тематических блоков. Заполнять карточку необходимо человеку из кадровой службы, а если это по каким-то причинам невозможно – руководителю учреждения

    Форма Т-2 имеет несколько важных особенностей:

    • 1 и 2 страницы заполняются в момент взятия человека на должность, а 3 и 4 – в процессе его работы; (изображения ниже и сам образец заточен именно под документ, который вы формируете при поступлении сотрудника к вам на работу;
    • карточка создается, исходя из ряда документов, предъявленных самим работником;
    • для более простого и удобного заполнения разрешено использование компьютерных программ;
    • оформление карты Т-2 самим работником не допускается.

    Важно! От обязательств по созданию личных карт освобождены лишь предприниматели. Но даже они зачастую ведут карты собственному желанию, чтобы использовать их в управленческой работе.

    Общие сведения о заполнении карточки

    Законодательство не устанавливает четких сроков для создания карточки Т-2. Оптимальный вариант – создать ее в момент взятия человека на должность, но можно и повременить. Главное – чтобы отметка в трудкнижке о взятии на должность была продублирована в карточке.

    Для успешного создания карточки Т-2 необходим ряд бумаг:

    • договор о принятии на работу;
    • приказ, выписанный работодателем;
    • паспорт;
    • трудовая книжка (или другой способ подтверждения стажа работы);
    • свидетельство о пенсионной страховке;
    • диплом или другие подтверждения образования, квалификации, спецзнаний;
    • для лиц, которых могут призвать в армию – документы военного учета;
    • автобиография (необязательно – работник может подать сведения и устно).

    Важно! Специфика работы, на которую принимается человек, иногда вызывает необходимость предоставления дополнительных бумаг. Работодатель обязан запросить их, чтобы информация в карточке Т-2 была полной.

    Чтобы заполнить раздел 2, который содержит информацию о военном учете, понадобятся такие документы:

    • для людей, находящихся в запасе – временное удостоверение или полноценный военный билет;
    • для людей, которые могут быть призваны – подтверждение того, что человек подлежит призыву.

    Заполнение. Подробный пример

    Форма Т-2 – это довольно крупный документ, поэтому мы рассмотрим ее заполнение отдельно для каждого из 11 подразделов. Чтобы лучше понять структуру карты и узнать, какие существуют подразделы, скачайте бесплатный образец. Этот документ в формате *.xls не содержит ошибок и может смело быть использован как в ознакомительных целях, так и в непосредственной работе службы кадров.

    Как заполнить шапку личной карты работника

    Шапка содержит коды ОКУД и ОКПО. При этом ОКУД – код самой карточки, а ОКПО – код учреждения, основанный на статистических данных. Помимо этого, нужно вписать полное название учреждения (сокращения недопустимы). После названия нужно поставить запятую и написать адрес (лучше фактический, а не юридический). Это на ваше усмотрение, в примере мы указывать не стали.

    Далее идет небольшая таблица, которая заполняется следующим образом:

    Дата ставится в формате ДД.ММ.ГГГГ (к примеру, 01.08.2016).
    Табельный номер – это порядковый номер присвоенный работнику в учреждении.
    ИНН вписывать не обязательно. Человек не обязан его предоставлять при трудоустройстве, поэтому поле можно оставить пустым.
    СНИЛС (номер страховки) является необходимым. Человек должен предоставить его в связи с ч. 1 статьи 65 ТК РФ. Если это его дебютное трудоустройство, то в связи с ч. 4 той же статьи СНИЛС должен быть выдан работодателем.
    «Алфавит» – это поле для ввода начальной буквы из фамилии работника.
    Характер работы вписывают, основываясь на приказе работодателя. Он бывает постоянным или временным.
    Пол можно указать буквой М/Ж, а можно написать слово целиком.

    Важно! Вид работы, который указывается в Т-2, может быть только один – основной. Если человек будет трудиться по совместительству, то карту для него не создают, ведь она есть на основной работе.

    Заполнение формы Т-2 по разделам

    Раздел 1. Общие сведения

    Этот раздел должен быть заполнен информацией из паспорта работника. Вписывать информацию нужно разборчиво, ничего не сокращая. Есть особенности, которые обязательно нужно учитывать при заполнении:

    Дата рождения вписывается целиком (к примеру, 23 мая 1982 г.), а в поле «Код» – дублируется в формате ДД.ММ.ГГ (23.05.82).
    Запись о месте рождения не может быть длиннее 100 символов. Использовать географические сокращения (гор., обл., пос. и т.д.) можно, но такие слова, как село, станица, кишлак, аул нужно писать целиком.
    При двойном гражданстве нужно указывать название страны, гражданином которой является работник.
    Название образовательного учреждения, которое закончил работник, можно сокращать без ущерба для смысла.
    Стаж нужно рассчитывать на основании пункта 61 Инструкции, которая утверждена постановлением №192п Правления ПФР.
    ФИО членов семьи вписываются полностью, без сокращений.

    Если прописка и место фактического проживания идентичны, то адрес не нужно дублировать. Вторая графа просто не заполняется.

    Самый сложный пункт раздела 1 – кодировки. Ошибки в них недопустимы:

    ОКАТО – код населенного пункта, утвержденный постановлением №413 Госстандарта РФ;
    ОКИН – код гражданства работника (гражданство РФ – 1, двойное – 2, иностранец – 3, отсутствие гражданства – 4);
    ОКСО – код профессии или специальности, полученной работником в процессе образования;
    ОКПДТР – еще одна форма кода специальности.

    Важно! У работника службы кадров быть доступ ко всем кодировкам. Он не может требовать эти коды с человека, на которого создается карточка.

    Раздел 2. Сведения о военном учете

    Для заполнения этого раздела используются документы военного учета. Трудностей при заполнении быть не должно, ведь требования карты Т-2 предельно понятны. Впрочем, есть несколько важных особенностей:

    Пункт 1 не нужно заполнять, если человек, устраивающийся на работу – офицер запаса.
    Пункт 3 заполняется без каких-либо сокращений.
    Пункт 7 может измениться, поэтому его заполняют карандашом.
    Раздел 2 должен быть проверен и подписан инспектором по кадрам.
    Кроме подписи, должна быть указана ее расшифровка и должность проверяющего.
    Подписать этот раздел необходимо и работнику.

    Раздел 3. Прием на работу. Переводы

    От этого раздела полностью зависит трудовой стаж работника, поэтому ошибки недопустимы. Основной документ для заполнения – приказ руководителя. Вся информация, обозначенная в разделе 3, должна быть продублирована в трудкнижке. Работник должен заверить подписью все записи раздела.

    Раздел 4. Аттестация

    Главный пункт этого раздела – «Решение комиссии». В этой графе должна стоять официальная формулировка, такая как «соответствует занимаемой должности». В случае несоответствия пишется «не соответствует», а при необходимости переаттестации это указывается в решении специальной комиссии.

    Даты проведения аттестации и создания протокола записываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. Основанием для заполнения раздела служит документ, выданный человеку в момент аттестации.

    Разделы 5-6. Повышение квалификации. Профессиональная переподготовка

    Эти разделы заполняются по документам человека, устраивающегося на работу, или по информации отдела подготовки кадров. Особых трудностей в их заполнении нет. Даты нужно указывать в формате ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение всех разделов обязательно (кроме случаев, когда написать нечего – например, при отсутствии квалификации или переподготовки).

    Раздел 7. Награды

    В этот раздел вписываются любые разновидности поощрений, которые сотрудник получил в процессе трудовой деятельности. Основаниями служат статья 191 ТК РФ и локальные акты. Помимо отметок о наградах т почетных званиях, их нужно перечислить. Сокращения допустимы, если они не влекут за собой потерю смысла.

    Раздел 8. Отпуск

    В этом разделе указываются данные о каждом отпуске, который был получен работником:

    • очередной ежегодный отпуск;
    • отпуск без содержания;
    • отпуск для ухода за ребенком.

    Нужно обязательно указывать тип отпуска, его временные рамки, продолжительность и основания для предоставления. Если отпуск был использован по частям, рабочий год всё равно рассчитывают полностью.

    Важно! Если работник трудится в учреждении долгое время, то раздел отпусков переполнится. После этого создается «Дополнение к личной карточке работника». Это дополнение должно иметь шапку, аналогичную шапке основного документа, а также табличную часть недостающего раздела.

    Раздел 9. Социальные льготы

    Этот раздел включает всю информацию о льготах, предоставленных работнику в соответствии с законодательством РФ.

    Раздел 10. Дополнительные данные

    В этом разделе можно вообще ничего не писать. Единственное основание для его заполнения – желание работодателя. Здесь может содержаться информация об учебе работника, о посещении каких-то курсов, о группе инвалидности и т.п.

    Раздел 11. Прекращение трудового договора

    Особенности заполнения этого раздела – такие же, как и у раздела 3. Разница лишь одна – подпись должен поставить не только работник, но и инспектор по кадрам. Датой увольнения считается день, когда сотрудник в последний раз фактически выполнял свою работу.

    Распространенные ошибки при заполнении формы Т-2

    Случается так, что сотрудники кадровой службы допускают ошибки в личной карточке работника. Особых последствий это не имеет, а самому работнику – тем более не вредит. Но если ошибок много, то при внешней проверке кадровая служба может быть оштрафована за некачественную работу.

    Основные ошибки, встречающиеся наиболее часто:

    Использование спецсимволов

    Косая черта (/), двоеточие (:), знак равенства (=) и другие спецсимволы нельзя использовать в форме Т-2. Особенно строго они запрещены в зоне кодирования.
    Неаккуратное заполнение. Текст может выходить за пределы предназначенных полей, если это необходимо. Но в зону кодирования он выходить не должен. Если в этой зоне окажется хотя бы одна буква, формально карточка будет считаться испорченной, и ее потребуется переписать заново.

    Прочерки

    Эта распространенная ошибка вызвана тем, что в многих других документах прочерки допустимы или даже необходимы. В форме Т-2 их не должно быть. Если в графе нечего написать, то ее следует оставить полностью пустой.

    Заполнение формы на компьютере

    Первичное заполнение Т-2 (при приеме на работу) можно проводить на компьютере или вручную. Но записи, сделанные в процессе работы сотрудника, нужно делать строго от руки! С этими записями сотрудника нужно ознакомить под расписку.

    Важно! Испорченную карточку (см. ошибку 2) можно переписывать лишь при первичном заполнении. Если документ был испорчен при последующем внесении записей, то переписывать или перепечатывать его нельзя.

    Надеемся, данный материал помог вам оформить личную карточку работника. Не забудьте сохранить страницу в социальных сетях — пригодится!

    Источники:
    http://naar.ru/blanks/nauchnaya_kartochka_nauchnogo_rabotnika/
    http://www.malyi-biznes.ru/oformlenie-kadrov/trudovoy-dogovor/kartochka-rabotnika/
    http://clubtk.ru/forms/dokumentooborot/lichnaya-kartochka-rabotnika-t2
    http://blogkadrovika.ru/uchetnaya-kartochka-nauchnogo-rabotnika-forma-t-4-obrazec/
    http://online-buhuchet.ru/t-4-uchetnaya-kartochka-nauchnogo-nauchno-pedagogicheskogo-rabotnika/
    http://assistentus.ru/forma/t-2-lichnaya-kartochka-rabotnika/
    http://zakonius.ru/obrazec/vozrazhenie-na-hodatajstvo

    Бесплатная консультация юриста по телефону:

    Москва, Московская обл. +7(499)113-16-78

    СПб, Ленинградская обл. +7(812)603-76-74

    Звонки бесплатны. Работаем без выходных!

    Ссылка на основную публикацию