Как принять на работу дистанционного сотрудника

Как оформлять дистанционных работников. Пошаговая инструкция

В российском законодательстве нет понятия «удаленная работа». Есть термин «дистанционная работа». Трудовые отношения с дистанционными работниками регулирует глава 49.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Разберем особенности и варианты формулировок для трудового договора и приказов.

Самое главное для работодателя правильно определить, какая работа действительно дистанционная.

Дистанционная работа. Термины и определения, плюсы и минусы

Работа считается дистанционной, если одновременно выполняются условия (ст. 312.1 ТК РФ):

  1. Работа выполняется вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.
  2. Для выполнения трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе сеть Интернет.

Дистанционный работник может выполнять свою работу в любом месте, в любой точке земного шара. Работодатель не может ограничивать нахождение работника на какой-либо территории.

Плюсы для работника:

  • можно выполнять трудовые обязанности в любое удобное время;
  • можно не быть привязанным к офису или определенной местности;
  • можно лично не присутствовать при оформлении на работу, а также для дальнейшего взаимодействия с работодателем.

Плюсы для работодателя:

  • не нужно организовывать рабочее место;
  • не нужно проводить специальную оценку условий труда, получать разрешение от органов пожарной безопасности и санитарной инспекции.

Минусы для работодателя:

  • трудно контролировать выполнение работником трудовых обязанностей;
  • есть сложности с применением дисциплинарных взысканий;
  • нельзя уволить за прогул.

Однако эти минусы смягчаются грамотным составлением трудового договора и должностной инструкции работника.

Последовательность шагов при оформлении трудовых отношений с дистанционными работниками такая же, как и с обычными сотрудниками, выполняющими свои трудовые обязанности на рабочих местах, но с особенностями. Рассмотрим их.

Шаг 1. Прием дистанционного работника. Предъявление документов

Будущий работник может предъявить документы, обязательные для приема:

  • лично;
  • в электронном виде, если трудовой договор заключается путем обмена электронными документами (далее в статье используем формулировку «через ЭДО»).

Работодатель может потребовать предоставить нотариально заверенные копии документов на бумажном носителе, однако в ст. 312.2 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) законодатели не уточнили срок, в течение которого работник обязан выполнить данное требование.

Пакет документов для приема работника стандартный (ст. 65 ТК РФ).

По соглашению сторон сведения о дистанционной работе можно не вносить в трудовую книжку дистанционного работника. Достаточно достичь с ним соглашения одним из способов:

  • в заявлении, где работник просит не вносить записи о дистанционной работе в трудовую книжку, работодатель ставит резолюцию;
  • в условии трудового договора о том, что запись о дистанционной работе в трудовую книжку не вносится. Документом, подтверждающим стаж, в этом случае будет трудовой договор.

При заключении трудового договора впервые трудовую книжку дистанционному работнику можно также не оформлять.

Шаг 2. Ознакомление дистанционного работника с локальными нормативными актами

С локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, дистанционного работника можно ознакомить:

  • лично под роспись;
  • через ЭДО, если работник не может приехать к работодателю. Потребуется усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника и работодателя. Факт ознакомления с локальными актами работник должен подтвердить, направив электронное уведомление.

Шаг 3. Заключение трудового договора с дистанционным работником

Трудовой договор с работником можно заключить лично или через ЭДО. В трудовом договоре указывают вид работы — дистанционная.

Пример условия о дистанционной работе в трудовом договоре:

«Настоящий трудовой договор заключается для выполнения дистанционной работы».

При выборе содержания трудового договора необходимо ориентироваться на ст. 57 ТК РФ, но учитывать особенности.

Место работы дистанционного работника

Место работы — это обязательное условие трудового договора. Нельзя путать его с указанием рабочего места, т.е. того места, где работник должен исполнять трудовую функцию. Условие о рабочем месте с дистанционным работником в трудовом договоре написать нельзя. Это будет противоречить самому понятию дистанционной работы.

Под местом работы подразумевается расположенная в конкретной местности (населенном пункте) организация, поэтому в трудовом договоре указываются наименование работодателя и название населенного пункта, где он зарегистрирован.

Пример условия о месте работы в трудовом договоре с дистанционным работником:

«Место работы: Общество с ограниченной ответственностью «Альянс» (ООО «Альянс»), г. Москва».

Режим рабочего времени и времени отдыха

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник устанавливает по своему усмотрению, если иное не предусмотрено трудовым договором.

Если работодателю важно пересекаться с дистанционным работником в свое рабочее время, тогда в трудовом договоре необходимо прописать элементы режима: продолжительность рабочей недели, чередование рабочих и нерабочих дней. Продолжительность рабочего дня, время начала и окончания рабочего дня можно определить в диапазонных значениях или через режим гибкого рабочего времени.

В соответствии со ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, которое фактически отработал работник, но особенности учета рабочего времени дистанционных работников в ТК РФ не прописаны. В случае с дистанционным работником работодатель также использует табель учета рабочего времени. Его можно заполнять на основании тех сведений, которые работник будет передавать работодателю, например, через хронометраж рабочего времени или программу, которая покажет нахождение работника в сети, т.е. исполняющим свои обязанности.

Самые важные условия трудового договора о дистанционной работе

Эти разделы в договоре необходимо прописать максимально подробно:

  • порядок и сроки обеспечения дистанционных работников необходимыми для исполнения ими своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;
  • порядок и сроки предоставления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
  • порядок возмещения дистанционным работникам других, связанных с выполнением дистанционной работы, расходов.

Если работодатель берет на себя расходы по установке программно-технических средств, которые должен использовать работник, то прописывают сроки, когда работодатель обеспечивает работника необходимым оборудованием.

Пример условия о предоставлении работнику программно-технических средств в трудовом договоре:

«Работодатель обязуется предоставить работнику для выполнения его трудовых функций следующее оборудование:

  • ноутбук _________ (напишите марку и модель ноутбука);
  • мобильный телефон _________ (укажите марку и модель мобильного телефона), снабженный рабочим номером _________ (укажите номер рабочего телефона);
  • _________ (напишите иное другое оборудование, которое работодатель будет предоставлять работнику, например принтер, сканер и т.д.).

Работодатель обязуется предоставить работнику следующее программное обеспечение:

  • программу Контур.Бухгалтерия;
  • ___________________________ (напишите иное другое программное обеспечение, которое работодатель намерен предоставить работнику).

Предоставить работнику оборудование и программное обеспечение, перечисленное в настоящем пункте, работодатель обязуется _______________ (напишите срок, в течение которого соответствующее оборудование следует предоставить). Оборудование и программное обеспечение, перечисленное в настоящем пункте, предоставляется работнику путем _________ (как вариант: доставки по месту проживания работника)».

Также подробно в трудовом договоре прописывается, в какие сроки, по каким каналам связи и с какой периодичностью работник должен выходить на связь с работодателем, в каком формате он должен предоставлять отчетность, порядок документооборота. С дистанционным работником работает одно простое правило: чем подробнее, тем лучше.

Пример условия о предоставлении отчетности работником в трудовом договоре:

«Дистанционный работник предоставляет работодателю ежедневный и еженедельный отчет о проделанной работе. Ежедневный и еженедельный отчеты о проделанной работе предоставляются в электронной форме по электронному адресу _________. Ежедневный отчет предоставляется в рабочие дни работника в срок не позднее 18:00 по московскому времени. Еженедельный отчет предоставляется в срок не позднее 17:00 по московскому времени пятницы недели, за которую представляется отчет _____».

Также в трудовой договор необходимо внести условие о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска.

Трудовой договор о дистанционной работе расторгают по инициативе работодателя по основаниям, предусмотренным трудовым договором (ст. 312.5 ТК РФ).

Дистанционного работника невозможно уволить за прогул, т.е. за отсутствие на рабочем месте без уважительных причин, ведь у дистанционного работника нет рабочего места.

Мало кто обращает внимание на не совсем удачную формулировку ст. 312.5 ТК РФ: в ней используется глагол «производится» в повелительном наклонении, т.е. норма императивная. И это значит, что работодатель обязан предусмотреть как условие трудового договора основания для увольнения такого дистанционного работника.

Если трудовой договор о дистанционной работе заключен путем обмена электронными документами, работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.

Шаг 4. Издание приказа о приеме на работу дистанционного работника

Прием на работу дистанционного работника оформляется приказом, имеющим две особенности:

  • в строке «Условия приема на работу, характер работы» необходимо написать «дистанционная работа»;
  • если взаимодействие между работником и работодателем осуществляется путем обмена электронными документами с цифровыми подписями, то приказ также направляется в электронном виде и работник должен будет подписать его усиленной квалифицированной электронной подписью.

Шаг 5. Ведение трудовой книжки дистанционного работника

Выше уже было сказано о том, что сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, если достигнуто соглашение сторон. Это условие можно прописать в трудовом договоре. В других случаях при заполнении трудовой книжки необходимо руководствоваться Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 №225 и Постановлением Минтруда России «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003 № 69.

В трудовой книжке информация о характере дистанционной работы не пишется.

Шаг 6. Заполнение личной карточки дистанционного работника

На дистанционного работника также заполняется личная карточка по форме Т-2. Каких-либо особенностей, регулирующих порядок ее заполнения, в ТК РФ не предусмотрено.

Унифицированная форма личной карточки подразумевает проставление подписи работника при ее оформлении. В случае принятия на работу дистанционного работника работодателю следует отправить ему оформленную личную карточку в электронной форме. Работник должен подписать ее усиленной квалифицированной электронной подписью и отправить ее обратно работодателю.

При взаимодействии работника и работодателя в электронной форме с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи каждая из сторон (как работник, так и работодатель) обязана направлять уведомление о получении электронного документа. Срок, в течение которого нужно направлять такое уведомление, определяется работником и работодателем в трудовом договоре.

Итак, процедура приема на работу дистанционного работника разобрана пошагово. Однако осталось еще несколько важных нюансов, касающихся трудовых отношений с дистанционным работником. О них и пойдет речь далее.

Передача листка нетрудоспособности дистанционного работника

Как работнику передать листок нетрудоспособности в случае своей болезни? В соответствии со ст. 312.1 ТК РФ для назначения пособия работник направляет листок нетрудоспособности по почте заказным письмом с уведомлением.

Выдача копий документов дистанционному работнику

Если дистанционный работник подает заявление о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, работодатель не позднее 3 рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить ему эти копии:

  • по почте заказным письмом с уведомлением; или
  • в форме электронного документа, если это было указано в заявлении.

Увольнение дистанционного работника

При увольнении дистанционного работника приказ о расторжении (прекращении) трудовых отношений может оформляться в форме электронного документа. В этом случае работодатель в день прекращения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа (распоряжения) на бумажном носителе.

Выводы и рекомендации

  1. Самое главное работодателю правильно определить, какая работа будет действительно дистанционной. Например, если работодателю важно ограничить территорию выполнения работником трудовой функции, как это часто бывает с региональными представителями, это уже не подпадает под понятие дистанционной работы.
  2. Особое внимание необходимо уделить условиям трудового договора в части обеспечения работника необходимыми программами и детальному описанию должностных обязанностей.
  3. Оформить работника на дистанционную работу путем обмена электронными документами можно только в том случае, когда у него нет возможности приехать к работодателю. Для оформления от работника понадобится усиленная квалифицированная подпись.

В остальном оформление трудовых отношений с дистанционным работником — это обычная кадровая процедура.

Удаленный сотрудник

Удаленный сотрудник – это работник, работающий на удаленном доступе.

Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе.

На таких работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, естественно, с учетом дистанционных особенностей.

Метод работы удаленных сотрудников

При дистанционной работе сотрудники трудятся (ст. 312.1 ТК РФ):

1) вне места нахождения работодателя;

2) вне стационарных рабочих мест, находящихся под контролем работодателя;

3) с использованием для выполнения трудовой функции и для взаимодействия с работодателем информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования в том числе сети Интернет.

Документы при приеме на работу

Перечень документов, которые должны быть предъявлены при заключении трудового договора, установлен ст. 65 ТК РФ. К таковым отнесены:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

трудовая книжка (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства);

страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Порядок приема на работу

Для приема на работу дистанционного работника работодатель должен выполнить следующие действия.

1. Получить от работника обязательные документы.

2. Ознакомить работника с локальными нормативными актами организации, имеющими отношение к его непосредственной работе.

3. Оформить трудовой договор.

5. Заполнить личную карточку. Подробнее о порядке ее заполнения см. раздел “Как заполняется личная карточка работника по форме N Т-2” настоящего материала.

6. Оформить трудовую книжку (за исключением случая, когда стороны договорились не оформлять ее и не вносить в нее записи о дистанционной работе).

Дистанционные работники включаются в штат организации наравне с обычными работниками. Никаких исключений в этом вопросе законодательство РФ не установило.

Электронный документооборот

При дистанционной работе установлена принципиально новая форма – обмен электронными документами.

Каждая из сторон должна направлять подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.

Для такого обмена сторонам трудового договора нужно получить усиленную квалифицированную электронную подпись. Информация в электронном виде, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, который равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и содержащему печать.

Посредством обмена электронными документами работодатель может:

1) заключить трудовой договор о дистанционной работе с работником;

2) до подписания трудового договора ознакомить работника с локальными нормативными актами, которые предусмотрены ст. 68 Трудового кодекса:

правилами внутреннего трудового распорядка;

коллективным договором и положением об оплате труда;

иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с работой дистанционного сотрудника;

3) внести изменения в трудовой договор путем составления дополнительного соглашения;

4) знакомить работника с приказами (распоряжениями), уведомлениями, требованиями или иными документами, с которыми работник должен быть ознакомлен в письменной форме под роспись.

Работник же может в виде электронных документов направлять работодателю различные заявления, объяснения, обращения и другую информацию, которую он вправе или должен предоставлять ему.

Особенности заключения трудового договора

В качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе указывается место нахождения работодателя.

Место работы дистанционного сотрудника также должно указываться в трудовом договоре.

Из определения дистанционной работы, данного в ст. 312.1 ТК РФ, следует, что для работника местом постоянной работы является место его нахождения.

В трудовом договоре о дистанционной работе может предусматриваться дополнительное условие об обязанности дистанционного работника использовать при исполнении им своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, предоставленные или рекомендованные работодателем.

Налогообложение доходов дистанционного работника

Доходы физического лица, полученные в качестве дистанционного работника российской компании, облагаются НДФЛ в общеустановленном порядке и удерживаются работодателем.

В этом дистанционный работник ничем не отличается от обычного сотрудника организации.

Компенсации и гарантии

Дистанционные работники пользуются гарантиями и компенсациями, которые предоставляются трудовым законодательством всем работникам, работающим по трудовому договору:

ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней;

дополнительные отпуска и учебные отпуска;

  • пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком до 1,5 лет.
  • Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме “Зарплата и кадры”.

    Как принять сотрудников на удалённую работу

    Небольшому бизнесу выгодно нанимать сотрудников на удалёнку. Вы выбираете между людьми со всего СНГ, платите зарплату по местным ценам и экономите на аренде, столах и компьютерах. Когда найдёте сотрудника мечты, оформите документы правильно. Статья поможет избежать лишних обязанностей по Трудовому кодексу.

    Подготовьте трудовой договор на дистанционную работу

    Заключать обычный трудовой договор — невыгодно. Когда сотрудники по документам работают в офисе, работодатели проводят спецоценку рабочих мест. Они платят специальным организациям, которые определяют, насколько работа вредит сотрудникам. Если вы — веб-студия или распределённая команда бухгалтеров, заключайте с сотрудниками договоры о дистанционной работе.

    В договоре о дистанционной работе пропишите: «работник выполняет трудовую функцию дистанционно, вне места расположения работодателя». Это формулировка из Трудового кодекса. Она не вызовет вопросов у трудовой инспекции.

    Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний

    Эльба подготовит все необходимые отчёты: 27 в год — для ИП, 29 — для ООО. Формы заполнятся автоматически, платёжки на зарплату и налоги сформируются тоже.

    Что ещё прописать в договоре

    — Место исполнения работы: где живёт сотрудник;
    — Режим рабочего времени: по какому графику работает сотрудник. Например, «по своему усмотрению» или «пятидневная рабочая неделя с 9:00 до 18:00»;
    — Способ взаимодействия с сотрудником: как вы будете общаться. Например, «Общение происходит по электронной почте. Стороны обязаны отвечать на электронные письма в течение двух рабочих дней после получения»;
    — Чтобы не отправлять туда-сюда трудовую книжку, напишите в договоре: «сведения о дистанционной работе не вносятся в трудовую книжку работника». Трудовой кодекс это разрешает;
    — Если хотите, чтобы сотрудник отчитывался о результатах, пропишите, как и в какие сроки он должен это делать.

    Обменяйтесь документами с сотрудниками

    При найме сотрудника предприниматели передают и получают обязательные документы. Дистанционная работа — не исключение. Выберите, как вам выгоднее обмениваться документами: по почте или через Интернет.

    В бумажном виде

    Отправляйте заказные письма с уведомлением о вручении. Стоимость — от 80 ₽.

    1. Получите от сотрудника копии паспорта, СНИЛС, дипломов и военного билета.
    2. Отправьте должностную инструкцию, приказы и правила охраны труда. Пусть сотрудник письменно подтвердит, что ознакомился с ними.
    3. Отправьте трудовой договор в двух экземплярах. Сотрудник подпишет их и отправит один экземпляр обратно.

    В электронном виде

    Вы и сотрудник должны иметь усиленную квалифицированную электронную подпись. Обменивайтесь документами через сервис для электронного документооборота, например, Диадок. Получение и отправка одного документа стоит меньше 10 рублей. Электронная подпись для физических лиц — от 1000 ₽, для ИП и организаций — от 3000 ₽.

    Оформите с сотрудником стандартный набор документов. Через интернет это произойдёт мгновенно. Единственное исключение — трудовой договор. Когда заключите его в электронном виде, в течение трёх дней отправьте сотруднику бумажную версию. Этого требует статья 312.2 ТК РФ.

    Зарплата и налоги

    Также, как и у обычного сотрудника, зарплата работника на удалёнке зависит от МРОТ, а сверху на неё начисляется районный коэффициент. Причём берётся коэффициент той местности, в которой он живёт и работает, а не той, где находитесь вы. Так что, если наймёте сотрудника, живущего, например, в Норильске, платить ему придётся куда больше.

    С зарплаты удалённых работников налоги и взносы платятся также, как и по обычным сотрудникам. Но есть важное исключение: если вы наняли иностранца, и он работает на вас, не выезжая из своей страны, ни НДФЛ, ни взносы за него платить не нужно, а работать он будет по договору ГПХ.

    Справочная / Сотрудники: наём, зарплата, документы

    Как принять сотрудников на удалённую работу

    Небольшому бизнесу выгодно нанимать сотрудников на удалёнку. Вы выбираете между людьми со всего СНГ, платите зарплату по местным ценам и экономите на аренде, столах и компьютерах. Когда найдёте сотрудника мечты, оформите документы правильно. Статья поможет избежать лишних обязанностей по Трудовому кодексу.

    Подготовьте трудовой договор на дистанционную работу

    Заключать обычный трудовой договор — невыгодно. Когда сотрудники по документам работают в офисе, работодатели проводят спецоценку рабочих мест. Они платят специальным организациям, которые определяют, насколько работа вредит сотрудникам. Если вы — веб-студия или распределённая команда бухгалтеров, заключайте с сотрудниками договоры о дистанционной работе.

    В договоре о дистанционной работе пропишите: «работник выполняет трудовую функцию дистанционно, вне места расположения работодателя». Это формулировка из Трудового кодекса. Она не вызовет вопросов у трудовой инспекции.

    Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний

    Эльба подготовит все необходимые отчёты: 27 в год — для ИП, 29 — для ООО. Формы заполнятся автоматически, платёжки на зарплату и налоги сформируются тоже.

    Что ещё прописать в договоре

    — Место исполнения работы: где живёт сотрудник;
    — Режим рабочего времени: по какому графику работает сотрудник. Например, «по своему усмотрению» или «пятидневная рабочая неделя с 9:00 до 18:00»;
    — Способ взаимодействия с сотрудником: как вы будете общаться. Например, «Общение происходит по электронной почте. Стороны обязаны отвечать на электронные письма в течение двух рабочих дней после получения»;
    — Чтобы не отправлять туда-сюда трудовую книжку, напишите в договоре: «сведения о дистанционной работе не вносятся в трудовую книжку работника». Трудовой кодекс это разрешает;
    — Если хотите, чтобы сотрудник отчитывался о результатах, пропишите, как и в какие сроки он должен это делать.

    Обменяйтесь документами с сотрудниками

    При найме сотрудника предприниматели передают и получают обязательные документы. Дистанционная работа — не исключение. Выберите, как вам выгоднее обмениваться документами: по почте или через Интернет.

    В бумажном виде

    Отправляйте заказные письма с уведомлением о вручении. Стоимость — от 80 ₽.

    1. Получите от сотрудника копии паспорта, СНИЛС, дипломов и военного билета.
    2. Отправьте должностную инструкцию, приказы и правила охраны труда. Пусть сотрудник письменно подтвердит, что ознакомился с ними.
    3. Отправьте трудовой договор в двух экземплярах. Сотрудник подпишет их и отправит один экземпляр обратно.

    В электронном виде

    Вы и сотрудник должны иметь усиленную квалифицированную электронную подпись. Обменивайтесь документами через сервис для электронного документооборота, например, Диадок. Получение и отправка одного документа стоит меньше 10 рублей. Электронная подпись для физических лиц — от 1000 ₽, для ИП и организаций — от 3000 ₽.

    Оформите с сотрудником стандартный набор документов. Через интернет это произойдёт мгновенно. Единственное исключение — трудовой договор. Когда заключите его в электронном виде, в течение трёх дней отправьте сотруднику бумажную версию. Этого требует статья 312.2 ТК РФ.

    Зарплата и налоги

    Также, как и у обычного сотрудника, зарплата работника на удалёнке зависит от МРОТ, а сверху на неё начисляется районный коэффициент. Причём берётся коэффициент той местности, в которой он живёт и работает, а не той, где находитесь вы. Так что, если наймёте сотрудника, живущего, например, в Норильске, платить ему придётся куда больше.

    С зарплаты удалённых работников налоги и взносы платятся также, как и по обычным сотрудникам. Но есть важное исключение: если вы наняли иностранца, и он работает на вас, не выезжая из своей страны, ни НДФЛ, ни взносы за него платить не нужно, а работать он будет по договору ГПХ.

    Как принять на работу дистанционного сотрудника

    ​Дистанционный сотрудник – это работник, который выполняет свои трудовые обязанности не на территории работодателя, а удалённо, общаясь с работодателем посредством телекоммуникационных сетей, чаще всего – интернета. Сотрудники, работающие дистанционно, не привязаны к определённому рабочему месту и в силу этого вправе выполнять оговоренные функции там, где им удобно.

    Тем не менее, такие отношения с работодателем также по закону будут считаться трудовыми, если будут носить регулярный характер и направлены на выполнение трудовых функций. Поэтому, оформление должно соответствовать Трудовому кодексу, а также иным нормам, распространяющимся на любые трудовые отношения.

    Правовое регулирование

    Удалённые сотрудники включаются в штат организации на общих основаниях, поэтому к оформлению таких граждан применяются общие правила главы 68 ТК РФ.

    Ряд особенностей, связанных с особым характером правоотношений между сторонами, закреплены в главе 49.1 ТК РФ, которая была введена специально для регулирования труда удалённых работников. Например, в статье 312.1 даётся определение дистанционной деятельности, а в ст. 312.2 указаны особенности заключения трудовых договоров для таких случаев.

    Дополнительно стоит обратить внимание на ФЗ “Об электронной подписи”, так как в некоторых ситуациях документооборот требует подтверждение согласия лица посредством именно ЭЦП. Но это не значит, что она оформляется абсолютно во всех случаях. Иногда связь с работодателем реализуется через электронную почту, различные мессенджеры и так далее.

    Законодатель установил, что рабочее место обязательно должно соответствовать определённым требованиям, а в договоре прописываются конкретные условия труда (статья 57 ТК РФ). Но в случае приёма сотрудника удалённо, данное условие исключается (пункт 3 статьи 3 ФЗ “О специальной оценке условий труда”).

    Кто может работать удалённо

    Очевидно, что не каждый сотрудник может быть принят на условиях дистанционной деятельности. Как минимум, необходимо, чтобы рабочие функции могли быть выполнены без явки к работодателю. На практике удалённо трудятся люди творческого или научного труда, например, писатели, журналисты, дизайнеры, программисты и так далее.

    Удалёнными сотрудниками будут признаваться только те граждане, что заключили соответствующий трудовой договор. Если условие об удалённом характере отношений не указано в тексте соглашения, то они будут иметь иной характер.

    Понятия дистанционной и надомной деятельности не идентичны. Надомный работник выполняет работу дома, и он вправе привлекать членов семьи. Дистанционный сотрудник не привязан к какому-то месту и общается с работодателем преимущественно через коммуникационные системы.

    Обмен документацией с дистанционными сотрудниками

    Обмен документами – важный элемент трудовых отношений. Даже если «бумажная» деятельность сводится к минимуму или исключается вовсе, чтобы принять на работу дистанционного сотрудника, нужно будет заключить с ним письменное соглашение.

    Для этого доступно два варианта:

    1. Обмен документами по почте. Они направляются обычной почтой, но работодатель может потребовать направление заверенных у нотариуса идентичных экземпляров.
    2. Электронный документооборот. Для этого нужно будет оформить ЭЦП.

    Конкретные условия обмена документацией прописываются в тексте трудового договора и могут быть изменены дополнительным соглашением.

    Порядок приёма на работу дистанционного сотрудника

    Приём сотрудника на удалённую работу осуществляется в несколько последовательных шагов:

    • уточнить, можно ли оформить сотрудника как дистанционного, то есть может ли он выполнять свои обязанности без явки на территорию работодателя, через коммуникационные каналы;
    • принять такого сотрудника на работу. Процедура осуществляется в несколько шагов, от приёма документации, до фактического оформления и регистрации в нужных фондах.

    После этого трудовые отношения считаются фактически оформленными. Гражданин и работодатель в результате начала трудовых отношений приобретают взаимные права и обязанности, связанные с выполнением оговоренных функций и оплатой труда. На эти случаи распространяются не только специальные положения, но и общие правила, связанные именно с удалённой деятельностью.

    Процедура приёма

    Фактический приём сотрудника на дистанционную работу осуществляется в несколько последовательных шагов. Для этого нужно:

    1. Принять стандартный перечень документов. Они могут быть переданы в электронном виде, но по требованию работодателя могут заверяться нотариусом и пересылаться почтой.
    2. Получить согласие на обработку персональных данных (часть 1 статьи 9 ФЗ “О персональных данных”). В выраженном согласии должны быть указаны реквизиты работодателя, работника, а также цель такой обработки.
    3. Ознакомить сотрудника с обязательными локальными актами, такими как распорядок дня, положение о выплате премий и так далее.
    4. Заключить трудовое соглашение. Договор может быть оформлен и до того, как фактически работник начнёт выполнять свои обязанности, и после этого, но не позже чем через трое суток с момента начала работы (статья 61 ТК РФ). В договоре должно быть указано, что работник оформляется для удалённой работы. В остальном он должен соответствовать общим правилам. Договор может быть направлен и в электронном виде. Но после его заключения работодатель направляет работнику бумажный экземпляр, не позднее трёх дней момента подписания.
    5. Оформить приказ о приёме на работу. Данный приказ – обязательный внутренний документ. Приказ должен отражать условия трудового договора (статья 68 ТК РФ). Ознакомление с приказом осуществляется через направление почтой или в электронном виде.
    6. Вписать данные в трудовую книжку. Сейчас этот шаг является не обязательным. Но нужно взять от гражданина письменное согласие на то, что такая запись будет отсутствовать. Если работник будет настаивать на внесении сведений в книжку, он должен будет направить её почтой, заказным письмом с уведомлением.
    7. Оформить оставшиеся документы, которые по договоренности сторон являются необходимыми.

    Внимание! Сотрудник, работающий удалённо, самостоятельно будет оформлять себе пенсионное удостоверение, обратившись в нужное отделение ПФР (ч. 4 ст. 312.2 ТК), но после этого гражданин направляет сведения работодателю.

    После этого работодатель регистрирует сотрудника в соответствующих фондах, например, ПФР и ФСС, руководствуясь общими правилами, применимыми и для обычных работников.

    Содержание договора

    Трудовой договор между работодателем, а также гражданином, принимаемым на дистанционную работу, заключается по общим правилам, но с учётом особых норм, применяемым только к такой категории правоотношений (статья 312.2 ТК РФ).

    Документ обязательно должен содержать:

    • реквизиты сторон отношений, достаточные для их идентификации;
    • условие о дистанционном характере выполняемой работы;
    • необходимость передачи отчётности о выполненной работе, порядок таких действий, способ осуществления и сроки;
    • способы коммуникации с работодателем, например, каналы связи, реквизиты, используемые в мессенджерах, обеспечение работника нужным оборудованием и так далее;
    • условие о возмещении расходов, связанных с выполнением своих обязанностей работником, например, расходов за интернет, телефон и так далее;
    • особенности трудового графика. Чаще всего от работника не требуется, чтобы он выполнял функции в определённое время, но иногда необходимо, чтобы лицо находилось, например, у телефона, в определённые часы. Данный момент нужно закрепить в соглашении;
    • порядок расторжения договора.

    В текст могут быть внесены и иные особенности, связанные с дистанционным характером выполнения работ (См. образец трудового договора с дистанционным сотрудником)

    Местом заключения соглашения считается адрес работодателя. Место работы указывается в случае, если есть такая необходимость. Такая же позиция и у Роструда, в письме от 07.10.2013 № ПГ/8960-6-1. В документе указывается, что местом выполнения работы считается домашний адрес или любой другой, по выбору работника. Однако, это не значит, что работник не может выполнять свои обязанности на другой территории. Место выполнения обязанностей указывается лишь тогда, когда это необходимо.

    Практические особенности дистанционной работы

    Дистанционным работником может быть не каждый. Чаще всего — это лица, которые выполняют какие-то функции, связанные с интеллектуальной или творческой деятельностью. На практике это программисты, писатели, журналисты и так далее. Нередко для удалённой работы нанимают тех, кто осуществляет функции по обзвону потенциальных клиентов или принятию звонков.

    Нередко при оформлении «дистанционщика», возникает вопрос, «появляется» ли на месте его работы обособленное подразделение юридического лица? Таким считается только подразделение при наличие специально оборудованных рабочих мест. Соответственно, юридически подразделение возникать не может, так как удалённый сотрудник не привязан к конкретной локации и может выполнять свои обязанности, где угодно.

    На практике удаленные работники часто оформляются по гражданско-правовым договорам, например, в качестве подрядчиков. Но если отношения носят регулярный характер и связаны с выполнением оговоренных функций, не направленных на достижение результата, они могут быть признаны трудовыми.

    Принять на работу дистанционного работника можно, и в этом случае закон не устанавливает чёткой привязанности трудовых отношений к местоположению работодателя или иной другой конкретной местности. К таким договорам применяются общие правила трудовых отношений, но дополнительно вводятся свои особенности, оговоренные в главе 49.1 ТК РФ. Важно, чтобы обязанности, которые выполняет работник, могли быть выполнены из любой точки, а результат передавался работодателю через коммуникационные средства.

    Что такое удаленная или дистанционная работа по ТК РФ?

    Дистанционная работа в нашей стране не настолько развита, как, например, в США или Европе. Предпринимателей все еще пугает перспектива, что они могут ни разу не встретиться со своим работником. В нашей статье разберемся, как именно может быть организована удаленка, чтобы это не вызывало беспокойства у предприятия и вопросов у проверяющих органов.

    Удаленная или дистанционная работа на дому

    Что мы знаем об удаленной работе? Удаленная работа бывает нескольких видов:

    Фриланс — это работа по договору гражданско-правового характера. С этим видом удаленной работы все ясно. Предприниматель находит работника (фрилансера), дает ему конкретное задание, устанавливает сроки и указывает все это в договоре ГПХ. В случае если работник делает работу в срок, работодатель выплачивает ему разовое вознаграждение, определенное в договоре. Никаких социальных гарантий подобный вид найма не предполагает.

    А вот с надомной и дистанционной работой дела обстоят иначе. Сотрудник заключает трудовой договор (ТД), который дает ему все социальные гарантии.

    Особенности дистанционной работы надомника

    При надомной работе рабочим местом работника является его дом. Сырье, инструменты для выполнения тех или иных работ предоставляет работодатель либо работник может приобрести их самостоятельно. Это оговаривается в ТД. При таких условиях в договоре прописывают компенсацию за произведенные надомником расходы:

    • на покупку материалов, сырья, инструментов;
    • использование техники (если она принадлежит работнику, а не предоставляется организацией), интернета, телефона;
    • расходы на электричество и любые другие расходы, возмещение которых будет указано в ТД.

    Надомник может привлекать к работе членов своей семьи (гл. 49 ст. 310 ТК РФ).

    Что такое работа на дому, мы выяснили. Разберемся, как правильно выстроить трудовые отношения с такими работниками?

    Гл. 49 Трудового кодекса РФ регулирует трудовые отношения между работодателем и надомником. Из ст. 311 ТК РФ видно, что основные условия, при которых можно поручить работу надомнику, — это его состояние здоровья и соблюдение требований по охране труда (ст. 212 ТК РФ). В большинстве своем на дому работают производители ремесленных товаров, швеи, сборщики.

    Все отношения между предприятием и надомным рабочим регулируются ТК РФ и ТД. Рассмотрим основные пункты договора.


    После заключения ТД на предприятии издается приказ о найме работника. В графе «Характер работы» нужно написать: «Работа на дому». Работник должен ознакомиться с приказом и поставить в соответствующем месте свою подпись.

    Трудовая книжка заполняется без каких-либо указаний о надомном труде.

    ВАЖНО! Несмотря на то что надомник сам распоряжается своим рабочим временем, работодателю необходимо заполнять табель учета рабочего времени. Нормы о сверхурочных выплатах к нему не применяются.

    Положение об условиях труда надомников

    До недавнего времени существовало положение об условиях труда надомников, утвержденное постановлением Госкомтруда СССР и секретариата ВЦСПС от 29.09.1981 № 275/17-99, но оно утратило силу и не действует на основании приказа Минтруда России от 29.12.2016 № 848.

    Чтобы избежать недопонимания с работником, будет правильным составить должностную инструкцию или положение о надомной работе. Там можно подробно описать требования к безопасности, ответственность за их невыполнение и другие правила работы. Также можно предусмотреть предоставление компенсаций и дополнительных гарантий. В ТД работник должен поставить отметку, что с правилами ознакомлен.

    Дистанционная работа по Трудовому кодексу

    Дистанционной работой по ТК РФ можно считать выполнение определенных функций, оговоренных в ТД, которое происходит вне стационарного рабочего места, предоставляемого работодателем. Для работы и связи с работодателем работнику необходимо использовать информационно-телекоммуникационные сети (ИТС) общего пользования (ст. 312.1 ТК РФ).

    Дистанционным работником является лицо, заключившее ТД о дистанционной работе.

    Одним из отличий дистанционного работника от остальных является общение с работодателем путем обмена электронными документами и использование усиленных электронных подписей (закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Каждая из сторон после получения электронного документа обязана направить подтверждение в электронном виде.

    Возникает вопрос: как при дистанционной работе заключить ТД с удаленным сотрудником?

    Договор заключается, как и ведется документооборот в целом, с использованием ИТС общего пользования, в т. ч. электронной почты. После чего работодатель в течение 3 дней направляет дистанционному работнику бумажный экземпляр договора по почте.

    Так как при дистанционной работе работник имеет все те же права, что и выполняющий свои обязанности в офисе предприятия, он должен представить работодателю в электронном виде документы, перечисленные в ст. 65 ТК РФ. В случае необходимости работодатель вправе потребовать от работника прислать ему нотариально заверенные копии документов.

    Если у работника ранее не было СНИЛС, он должен получить его самостоятельно и выслать копию работодателю.

    При обоюдном согласии трудовая книжка не заполняется. Документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж, является ТД. При отсутствии такого соглашения сотрудник почтой (заказным письмом) направляет трудовую книжку работодателю (ст. 312.2 ТК РФ).

    На что нужно обратить внимание при составлении дистанционного договора?


    Остановимся подробнее на некоторых пунктах.

    Отражение места работы дистанционного работника в трудовом договоре

    Так как дистанционная работа не может быть связана с адресом работодателя, в качестве места работы в договоре указывают домашний адрес работника. Но это не означает, что он должен работать только дома.

    Работник может, например, появляться в офисе работодателя для сдачи готовых результатов работы или получения задания. Возможен вариант присутствия работника в офисе ограниченное (указанное в договоре) время. Но если фактически основной объем работы выполняется вне офиса, она все равно считается дистанционной.

    Дистанционная занятость: режим труда и отдыха

    Согласно ст. 312.4 ТК РФ дистанционный работник самостоятельно устанавливает режим своей занятости и отдыха, если в трудовом договоре не оговорено иное. Значит, порядок дистанционной работы должен быть определен в момент подписания договора. Данные условия труда характерны для специалистов творческих профессий.

    В случае если в договоре оговорен свободный график работы, т. е. вне зависимости от времени суток и выходных, работодатель избавляется от обязанности вести учет рабочего времени.

    Но если рабочее время в договоре установлено (например, со вторника по субботу с 9:00 до 15:00 или любое другое время), работодателю необходимо вести учет рабочего времени и производить доплату за переработки, если они будут иметь место. Такие условия характерны для работы диспетчеров.

    Безопасность труда

    Большую часть требований по организации охраны и безопасности труда относительно дистанционной работы работодатель выполнять не обязан.

    Удаленного работника при приеме на работу необходимо ознакомить с требованиями по охране труда при работе с техникой, предоставленной или рекомендованной предприятием (ст. 312.3 ТК РФ).

    Также на предприятии лежит обязанность по проведению спецоценки рабочих мест, но согласно п. 3 ст. 3 закона «О специальной оценке условий труда» от 28.12.2013 № 426-ФЗ специальная оценка рабочих мест не проводится в отношении условий труда надомников и дистанционных рабочих.

    Как часто нужно проводить инструктаж по охране труда, читайте в статьях:

    В случае если работник во время исполнения трудовых обязанностей травмируется или заболеет, предприятие обязано организовать расследование, в ходе которого будет выяснено, является это несчастным случаем на производстве или нет (ст. 227 ТК РФ, ст. 3 закона «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Расследование имеет право проводить только комиссия (ст. 228 ТК РФ).

    Компенсация

    Во время выполнения дистанционной работы работник сам организует свой трудовой процесс. В случае если работник использует свое или арендованное им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, в ТД нужно указать порядок и сроки выплаты компенсации за его использование. Также необходимо предусмотреть и указать порядок возмещения других возможных расходов, связанных с выполнением дистанционной работы (ст. 312.3 ТК РФ).

    Делаем вывод, что работник и работодатель могут согласовать и закрепить в ТД порядок компенсации расходов работника. Но в соответствии с письмом Минфина России от 11.04.2013 № 03-04-06/11996 необходимо документальное подтверждение износа имущества и других расходов, компенсации которых требует работник. Также нужно отметить, что в случае, если имущество использовалось не только для служебных нужд, требуется разделение степени износа в соответствии с целями его использования.

    Оплата труда дистанционных работников

    Чтобы работодатель мог безбоязненно учитывать оплату дистанционной работы в своих расходах, нужно закрепить в ТД способы учета отработанного времени. То, что работник самостоятельно может определять свое время работы, не отменяет обязанности работодателя учитывать фактически отработанное время (ст. 252 НК РФ, ст. 312.4 ТК РФ). Если такой возможности нет, можно представить и другие доказательства. Например, реестр сданных работ.

    Сама оплата труда, как правило, происходит по безналичному расчету по реквизитам, указанным в договоре. В случае если работник захочет поменять банковские реквизиты для перечисления, необходимо составить дополнительное соглашение и указать новые данные карты.

    Кроме перевода на счет (карту) сотрудника применяются варианты оплаты почтовым переводом, а также из кассы предприятия наличными, если работник периодически появляется у работодателя по условиям договора.

    Расторжение договора

    Особенности прекращения ТД указаны в ст. 312.5 ТК РФ.

    Основания для его расторжения должны быть указаны в договоре. Основания могут быть те же, что и для офисных работников. Например, расторжение по соглашению сторон или по инициативе работника (ст. 77, 78, 80, 81, 83, 84 ТК РФ).

    Также можно привести специфические основания, которые будут характерны для конкретной дистанционной работы. Это может быть связано с количеством брака или нарушением сроков сдачи отчетов по выполняемой работе. Указав все это в договоре, работодатель сможет обезопасить себя от недобросовестных работников.

    После издания приказа об увольнении он направляется работнику в день увольнения по электронным каналам связи, а его бумажная копия — по почте заказным письмом. Работник имеет право запросить копии всех документов, связанных с его трудовой деятельностью (ст. 62 ТК РФ).

    Итоги

    Несмотря на опасения, все больше современных работодателей начинают прибегать к услугам именно удаленных рабочих. Во многом это вызвано желанием предприятия сэкономить на затратах по организации рабочего места сотрудника, компенсации проезда до работы и обратно и т. п. Также не нужно забывать, что удаленным сотрудникам, как правило, платят меньше, чем их офисным коллегам, а это экономия на расходах на зарплату и страховых взносах. Главное, принимая сотрудника на дистанционную работу, правильно составить с ним трудовой договор.

    Как оформить дистанционно работника?

    На сегодняшний день довольно распространенным видом работы стала – дистанционная. В статье подробно рассмотрим как дистанционный работник должен быть принят в штат компании в 2020 году.

    Дистанционная работа и дистанционный работник

    Трудовая деятельность на расстоянии или дистанционная работа подразумевает выполнение работником трудовой функции вне местонахождения работодателя, а именно без определенного стационарного места, за пределами офиса компании. Это основное отличие дистанционной работы от обычной, а в остальном отличий практически нет. Работника также необходимо принять в штат компании, у него такие же права, как и у других работников, в том числе по нему должны производиться отчисления на страховые взносы.

    Кроме того, дистанционный работник имеет право и на ежегодный отпуск, на декретный отпуск с выплатой соответствующего пособия и на больничный с выплатой больничного пособия.

    Преимущества дистанционной работы

    Основное удобство такой работы заключается в том, что работник самостоятельно выбирает место выполнения трудовых функций, а значит трудиться он может где угодно – и в кафе, и дома и даже в транспорте. Такой обязанности, как ежедневное посещение офиса работодателя у него нет. Плюсы такой работы есть и у работодателя. Основные преимущества заключаются в экономии на аренде офиса и средствах на оборудование рабочего места сотруднику и др.

    ★ Сборник-справочник всех кадровых документов
    (бланки и документы в формате word)
    куплено > 1200 книг

    Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

    ★ Авторский курс “Автоматизация кадрового учета с помощью 1С Предприятие 8”
    (более 30 пошаговых видео-уроков для начинающих с инструкциями)
    куплено > 2000 практических курсов
    ★ Книга-бестселлер “Бухучет с нуля” для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

    Отличие дистанционного работника от надомного

    Не следует путать дистанционную работу от надомной работы. Дистанционный работник может быть направлен в командировку, а также ему можно установить конкретный режим работы и прописать это в трудовом договоре.

    Надомный работник режиму работы в организации не подчиняется. Трудится «надомник» дома, занимаясь в основном несложной работой. Работодатель при этом обеспечивает таких работников нужным инвентарем или материалом.

    В отличие от дистанционных работников, надомники обязаны передавать в отдел кадров документы лично, дистанционные могут это сделать и лично и по электронной почте, либо заказным письмом.

    Заключить договор с ним можно на расстоянии, а с надомником это можно делать только лично.

    Важно! Дистанционному работнику можно оформить электронную подпись, для этого обратиться нужно в удостоверяющий центр с определенным пакетом документов.

    Заключив с дистанционным работником трудовой договор, его экземпляр нужно отправить по почте заказным письмом с уведомлением сотруднику. Сделать это нужно в течение 3-х дней с даты подписания договора, причем договор отправляется только на бумажном носителе.

    Как принять на работу дистанционного работника

    Для оформления дистанционного работника потребуется получить от него пакет таких документов:

    • Трудовая книжка;
    • Паспорт;
    • Документ воинского учета;
    • СНИЛС;
    • Диплом, сертификат и др. документы, подтверждающие квалификацию работника.

    Перечисленные документы работник может отправить электронной почтой, при этом каждую подпись заверить электронной подписью.

    Важно! Трудовую книжку дистанционный работник может не предъявлять. В этом случае в трудовом договоре следует указать, что в трудовую книжку запись о приме работника не вносилась.

    Сама процедура оформления дистанционного работника не отличается от оформления обычного работника и представляет собой следующие этапы:

    • Ознакомление работника с нормативными актами компании;
    • Заключение трудового договора;
    • Издание приказа о приеме на работу;
    • Оформление личной карточки по сотруднику;
    • Занесение записи в трудовую книжку.

    К нормативным локальным актам компании относят правила трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, должностные инструкции и т.д. Ознакомить с ними работника нужно до заключения с ним договора, поэтому дистанционному работнику отправляются копии таких документов. Факт ознакомления будущий сотрудник должен подтвердить электронной подписью в ответном письме. Только после этого можно оформлять с работником трудовой договор.

    Трудовой договор с дистанционным работником

    Основной документ при оформлении на работу дистанционного сотрудника – это трудовой договор. Составляется он по тем же правила, что применяются и к общим трудовым договорам. В договоре указывают данные по двум сторонам договора, а также права и обязанности каждой из сторон (Читайте также статью ⇒ Трудовой договор с удаленным работником 2020: образец заполнения).

    Одним из условий, прописываемых в договоре является место работы. В договоре с дистанционником нужно указать, что работа является дистанционной, а в качестве адреса можно указать домашний адрес работника. Если работник указывать свой адрес не хочет, либо указание его адреса невозможно, то можно указать адрес работодателя в качестве места заключения договора.

    Рассмотрим основные условия, которые должны содержаться в договоре с дистанционным работником:

    • Сроки по выполнению работы, а также подготовке отчетов о проделанной работе;
    • Срок подтверждения электронных или заказных писем;
    • Период времени, когда работник остается в зоне доступа по указанным каналам связи;
    • Порядок документооборота с работодателем;
    • Условия прекращения договора по инициативе работодателя.

    При приеме работника на определенный срок это следует зафиксировать в договоре.

    Важно! С работником, живущим за границей заключать договор на дистанционный труд нельзя!

    Если человек живет за границей, то положения российского трудового законодательства на него не распространяются, он не может обеспечить работнику безопасные условия труда и оплачивать страховые взносы за работника. Поэтому принять дистанционного работника можно только такого, который живет в РФ. Сними живущими за границей лицами можно заключить только договор гражданского-правового характера (Читайте также статью ⇒ Трудовой договор без испытательного срока: образец договора).

    Приказ о дистанционной работе

    После заключения трудового договора работодатель издает приказ о приеме на работу. Приказ можно оформить по унифицированной форме Т-1, либо разработать форму самостоятельно. В качестве основания указывают договор дистанционного работника, а в качестве условия приема на работу и характера работы указывается дистанционный характер работы.

    Важно! Дистанционного работника следует ознакомить с приказом. Для этого приказ отправляют ему письмом по электронной почте, на которое работник должен ответить подтверждением.

    Когда на дистанционную работу сотрудника не принимают, а переводят использовать нужно другую форму приказа Т-5. Он издается в том случае, если изменения характера работы происходят с согласия двух сторон. При этом первоначально составить нужно допсоглашение к основному договору с сотрудником, а уже на основании него издать приказ.

    Трудовая книжка дистанционного работника

    Заполнить трудовую книжку дистанционного работника можно в том случае, если в этом есть необходимость. При этом сама запись делается обычным образом без уточнения какой именно является работа – дистанционной или нет. То есть в книжке указывается наименование работодателя, должность работника и отдел, в который он оформляется. Помимо этого указываются дата и номер приказа о приеме на работу (Читайте также статью ⇒ Ошибки в трудовых книжках 2020 (примеры ошибок, на что влияют, как исправить)).

    Трудовая книжка не может быть заполнена в электронном виде, она передается работодателю в оригинале. Если дистанционный работник хочет, чтобы запись в трудовой книжке была, он отправляет ее работодателю заказным письмом, либо лично приезжает в офис.

    Дистанционная работа: какие сложности могут возникнуть

    Статьи по теме

    Развитие средств связи позволяет сотрудникам многих специальностей выбрать удаленный режим занятости. Расскажем, что такое дистанционная работа, чем она отличается от надомной и фриланса, как принять на работу дистанционного сотрудника.

    Скачайте документы по теме:

    Что такое дистанционная работа на дому через интернет

    Дистанционная работа — это выполнение трудовых функций на территории РФ:

    • вне места постоянного нахождения организации (филиала организации, представительства или иного обособленного структурного подразделения, включая расположенные в другой местности);
    • вне оборудованного стационарного рабочего места;
    • вне территории или объекта, который прямо или косвенно находится под контролем работодателя.

    При этом сотрудник взаимодействует с руководителем, используя информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе интернет. Дистанционными сотрудниками являются лица, выполняющие дистанционную работу. Такое правило установлено в ч. 1, 2 ст. 312.1 ТК РФ.

    Чем отличается дистанционная работа от офисной

    Дистанционные сотрудники считаются штатными на всех основаниях, так как с ними заключают трудовой договор. Российским законодательством не предусмотрено заключение трудовых отношений с дистанционщиками, которые планируют работать за границей. В такой ситуации предусматривается заключение гражданско-правового договора. На дистанционщиков распространяются общие нормативы трудового законодательства. При этом трудовые отношения с такими сотрудниками имеют ряд своих особенностей, они регулируются главой 49.1 ТК РФ. В Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ прописан порядок получения электронных подписей и обмена электронными документами между сторонами трудовых отношений.

    Чем отличается дистанционная работа на дому от надомной и фриланса

    Дистанционная работа осуществляется на постоянной основе вне места расположения организации, в том числе в другой местности самим сотрудником. Порядок и сроки обеспечения сотрудника оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации определяет трудовой договор. С руководителем дистанционщик контактирует через средства связи или через интернет в определенные часы. Трудовой договор заключают по всем правилам ТК РФ.

    Надомная работа предполагает работу с физическим результатом, например, пошив, изготовление изделий. Работу может выполнять на дому как сам сотрудник, так и члены его семьи инструментами, материалами и механизмами, предоставленными нанимателем или приобретенными за счет средств надомника. По факту выполнения работы надомник контактирует с работодателем и получает оплату. Договор между сторонами заключается в обычной бумажной форме.

    Фрилансер выполняет поручение работодателя. С ним заключают гражданско-правовой договор. При выполнении фрилансером работы в срок ему выплачивают разовое вознаграждение, которое определено договором гражданско-правового характера.

    Основные различия дистанционного и надомного труда

    Дистанционная работа на дому: особенности трудоустройства

    Дистанционная работа на дому через интернет должна быть оформлена в соответствии с требованиями ТК РФ. Сотрудник представляет в организацию все необходимые документы для трудоустройства в электронной форме. При этом работодатель может потребовать направить ему нотариально заверенные копии данных документов на бумаге по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 3 ст. 312.2 ТК).

    До заключения ТД (трудового договора) сотрудника необходимо ознакомить с локальными нормативно-правовыми актами, с Правилами трудового распорядка, положением о премировании и так далее. Делают это методом обмена электронными документами между сторонами трудовых отношений. Такие правила следуют из положения ч. 5 ст. 312.1, ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ, ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

    Далее отношения оформляют в соответствии с общими правилами и требованиями ст. 68 ТК РФ:

    • заключают ТД;
    • издают приказ о приеме на работу;
    • заводят личную карточку;
    • вносят запись в трудовую книжку.

    Как прописать в договоре сменную работу, гибкий график и другие нестандартные режимы

    Дистанционная работа на дому: особенности оформления ТД

    Отношения между сторонами регулируются трудовым договором (ст. 56, 57 ТК). При оформлении ТД следует руководствоваться общими правилами и специальными нормами, которые касаются трудовых отношений с дистанционными работниками (ст. 312.2 ТК). Так, в ТД с удаленным работником нужно указать:

    1. Сроки и порядок систематического представления отчетов о выполненной работе.
    2. Сведения о программно-технических средствах, о средствах защиты информации, об оборудовании, которое будет применяться в ходе проведения работы. Эти средства может предоставить работодатель, тогда в ТД необходимо прописать порядок, сроки обеспечения ими сотрудника, порядок возврата всех средств при расторжении ТД. Кроме этого, условиями ТД может быть предусмотрено, что удаленный сотрудник будет использовать собственные или взятые в аренду средства, тогда в ТД уместно прописать порядок, а также сроки выплаты компенсаций за такое использование.
    3. Порядок возмещения всех других расходов, которые связаны с выполнением дистанционной работы (например, соответствующих расходов на оплату интернета, телефонной связи).
    4. Особый режим работы.
    5. Дополнительные основания для расторжения ТД по инициативе работодателя.

    В качестве места заключения ТД о дистанционной работе указывают местонахождение работодателя. ТД о дистанционной работе на дому, а впоследствии при необходимости и дополнительные соглашения к нему заключают путем обмена электронными документами с электронными подписями между сторонами: работодателем и сотрудником, если это предусмотрено ТД. В течение трех дней руководитель должен направить сотруднику бумажный экземпляр договора заказным письмом с описью вложения и уведомлением о получении. Такие правила установлены ст. 312.2–312.5 ТК РФ, ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

    Трудовой договор с дистанционным сотрудником

    Приказ о приеме на работу оформляют в общем порядке. Знакомят с ним сотрудника путем обмена электронными документами с подписями (ч. 5 ст. 312.1 ТК). Важно учитывать, что вести трудовую на удаленного сотрудника необязательно. В ТД в этом случае прописывают соглашение об отказе. Сотрудника это не лишает права в последующем обратиться к работодателю с просьбой внести соответствующую запись о работе. Если информация о дистанционщике отсутствует, трудовую деятельность можно подтвердить с помощью ТД (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ). Книжку для внесения записи можно направить работодателю заказным письмом с описью вложения и уведомлением о получении.

    Пять вопросов про дистанционную работу, на которые чиновники дали ответ

    Дистанционная работа: режим, отпуск, охрана труда

    Дистанционные работы проводятся в соответствии с режимом труда и отдыха, установленного самим сотрудником. Если работодателю нужно, чтобы работа выполнялась в определенные часы, это закрепляют в ТД (ст. 72, 312.4 ТК РФ).

    Ежегодный отпуск и иные виды отпусков сотрудникам предоставляют по общим правилам. Порядок предоставления и продолжительность отпуска должны быть установлены в ТД (ч. 2 ст. 312.4 ТК РФ).

    Для обеспечения безопасных условий, охраны труда дистанционщиков работодатель обязан:

    • расследовать и учитывать несчастные случаи и профзаболевания;
    • выполнять все предписания государственной инспекции труда;
    • обеспечивать обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
    • знакомить сотрудников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием или средствами, которые рекомендованы или предоставлены работодателем для работы.

    Дистанционные работы: каким способом проводится документооборот

    Дистанционные работы проводятся удаленно. При необходимости обратиться к работодателю с заявлением или представлением письменного объяснения, другой информации работник может сделать это в электронном виде, заверив документ своей электронной подписью. Если работнику требуются копии документов, которые связаны с работой, работодатель может направить их заказным письмом.

    На общих основаниях удаленщик получает страховые выплаты по больничным листам, пособия по беременности и родам и так далее. Для их получения сотрудник направляет в организацию оригиналы документов заказным письмом.

    Дистанционная работа: порядок увольнения

    Дистанционного сотрудника можно уволить:

    • по общим основаниям, как и любых других сотрудников организации (ст. 77 ТК);
    • по дополнительным основаниям, которые работодатель устанавливает по своей инициативе и фиксирует в ТД (ч. 1 ст. 312.5 ТК). Такие основания всегда должны отвечать ряду требований, не носить дискриминационного характера.

    О том, как контролировать работу дистанционного сотрудника и какие основания для увольнения прописать в трудовом договоре, рассказывает Елена Кукушкина, советник и координатор трудовой и миграционной практики московского офиса юридической фирмы Baker McKenzie

    Дистанционная работа на дому через интернет: с какими сложностями могут столкнуться работодатели

    Дистанционная работа имеет ряд преимуществ. Но при этом работодатели могут столкнуться и с определенными сложностями. Из-за невозможности личного контакта удаленщик не будет разделять корпоративные ценности организации, а отношения с коллегами для него не станут дополнительным мотиватором и инструментом удержания.

    Если неправильно выстроить систему контроля результата, то есть большой риск того, что сотрудник с низкой самодисциплиной может сорвать важный проект. При удаленном труде не хватает общения, поэтому сотрудник может принять решение сменить работу. Это все нужно учитывать руководителю и применять иной набор HR-инструментов, чем для сотрудников офиса, в том числе для адаптации и обучения в период испытательного срока.

    Источники:
    http://www.audit-it.ru/terms/trud/udalennyy_sotrudnik.html
    http://e-kontur.ru/enquiry/1308
    http://law03.ru/labor/article/priem-na-rabotu-distancionnogo-sotrudnika
    http://nalog-nalog.ru/zarplaty_i_kadry/chto_takoe_udalennaya_ili_distancionnaya_rabota_po_tk_rf/
    http://online-buhuchet.ru/distancionnyj-rabotnik/
    http://www.kdelo.ru/art/385587-distantsionnaya-rabota-19-m10
    http://assistentus.ru/forma/t-6-prikaz-na-otpusk/

    Бесплатная консультация юриста по телефону:

    Москва, Московская обл. +7(499)113-16-78

    СПб, Ленинградская обл. +7(812)603-76-74

    Звонки бесплатны. Работаем без выходных!

    Ссылка на основную публикацию